Päivitä KYC-tiedot riittävän usein – ja mieluiten käden käänteessä
“Kycitä kerran ja unohda” -taktiikka ei ole tätä päivää, sillä jokaisen ilmoitusvelvollisen pitää muistaa kysyä tuntemistietoja asiakkailtaan säännöllisesti uudelleen.
Mikä on järkevin tapa hoitaa uusien tietopyyntöjen lähettäminen, kun eri aikaan aloittaneita asiakkaita on kymmeniä tai satoja? Siihen saat vastauksen tästä artikkelista.
Päivitysväli riippuu riskitasosta
Se, kuinka usein KYC-tietoja pitää kysyä uudestaan, riippuu asiakkaasi riskiluokituksesta. Juuri luokittelu auttaa kohdistamaan järeämmät tehostetun tuntemisen menetelmät rajattuun asiakasjoukkoon ja kevyemmän KYC-prosessin kaikkiin muihin.
Jaat asiakkaat ja asiakasryhmät eri luokkiin, kun teet yrityksesi lakisääteistä riskiarviota. Määrittelet samalla sopivat aikavälit tietojen päivittämiseen. Netvisor KYCin asiakaspalvelu ja kattava tukisivusto on apunasi, jos asetusten säätäminen mietityttää.
Netvisor KYCin automaattinen riskiluokittelu nopeuttaa sekä riskiarvion tekoa että myöhemmin itse tuntemistietojen päivittämistä. Palvelu liputtaa PEP-henkilöt, korkean riskin maat ja toimialat sekä pakote- ja sanktiolistoilta löytyvät nimet, jotta sinulla ei kulu näiden perustietojen arviointiin turhaan aikaa.
Kysymykseen siitä, kuinka usein asiakkaan KYC-tiedot pitää päivittää, ei ole yhtä oikeaa vastausta. Ilmoitusvelvollisen pitää tähdätä siihen, että tiedot ovat aina paikkansa pitäviä. Tiedot tulisi päivittää säännöllisin väliajoin riskitason perusteella, ja lisäksi aina, kun asiakkaan liiketoiminnassa tapahtuu merkittäviä muutoksia.
Aiemmin peukalosääntönä saattoi kuulla sanottavan “yksi vuosi korkeariskisille, kolme vuotta muille”. Nopeasti muuttuvassa maailmassa kolme vuotta alkaa kuitenkin olla kenen tahansa asiakkaan kohdalla pitkä aika.
Lue myös: Tehostettu tunteminen – 8 kysymystä ja vastausta
Tietopyyntöjä massana tai yksitellen
Laki siis vaatii, että tunnet asiakkaidesi ajantasaisen tilanteen. Kun asiakkaita on kymmeniä, satoja tai tuhansia, on mahdoton tehtävä pitää jokaisen seuraava kycitysajankohta mielen päällä.
Netvisor KYC muistaa tietojen säännöllisen päivitysajankohdan puolestasi, kun sopiva aikaväli on kerran asetettu kohdilleen. Näet ohjelmistosta, kun uusi tietopyyntö pitää laittaa matkaan.
Aikaa säästääksesi voit lähettää tietopyynnöt massana kaikille samaan aikaan kycitettäville. Toisaalta voit lähettää yksittäisiä tietopyyntöjä niille asiakkaille, jotka vaativat yksilöllisempää seurantaa.
Ajan tasalle saatellut KYC-tiedot pitää säilyttää luotettavalla tavalla ja erillään muista asiakastiedoista. Tietojen säilytysvelvoite jatkuu vielä viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
Automaattinen pakotelistojen tarkistus viikottain
Osana asiakaskunnan jatkuvaa seurantaa tarvitset heti tiedon siitä, jos asiakkaasi kytkeytyy epäilyttävästi pakotelistoihin. Pakotelistojen säännöllinen tarkastaminen kannattaa ulottaa kaikkiin asiakkaisiin riskiluokituksesta riippumatta.
Pakotelistojen tarkkailussa on paljon pelissä. Lakimuutos nostaa minimisakot pakoterikoksista niin koviksi, että koko liiketoimintasi voi pysähtyä kuin seinään.
Netvisor KYC vertaa asiakaslistaasi kansainvälisiin pakotelistoihin viikoittain. Sen lisäksi vertailu pakotelistoihin tehdään tietysti aina, kun lisäät Netvisor KYCiin uuden henkilön.
Netvisor KYCin avulla pysyt aina ajan tasalla.
Netvisor KYC on markkinoiden kattavin KYC-palvelu. Meidän tavoitteemme on tehdä rahanpesulain noudattamisesta helppoa ja nopeaa - sinulle ja asiakkaallesi.
