Ruoho oli vihreämpää: Suomen Lakitilitoimisto kycittää nyt varmemmin

Suomen Lakitilitoimisto Oy tähtää asiakkaidensa arjen varmuuden ja sujuvuuden kasvattamiseen. Siksi yritykselle on tärkeää vahvistaa myös oman toiminnan vaatimustenmukaisuutta. Järjestelmänvaihto Netvisor KYCiin on tuonut Lakitilitoimistolle varmuutta rahanpesulain velvoitteiden noudattamisessa.

– Netvisor KYCiä käyttäessä voi olla varma, että velvollisuus asiakkaiden tuntemisesta täyttyy! tiivistää Lakitilitoimiston yritysjuridiikan asiantuntija, Sofia Virta.

Suomen Lakitilitoimisto Oy on pirkanmaalainen asiantuntijayritys, joka palvelee ainutlaatuisella palvelutarjonnallaan yrityksiä ympäri Suomen. Yritys yhdistää taloushallinnon palvelut sekä kattavan vero- ja lakiosaamisen saman katon alle.

Netvisor KYC on vahvistanut Lakitilitoimiston tekemistä nopeuttamalla asiakkaan tuntemisen rutiineja kattavilla automaatio-ominaisuuksilla. Rahanpesulain noudattaminen pysyy hallinnassa ja aikaa jää enemmän varsinaisille työtehtäville.

Pintaa syvemmälle asiakkaiden tuntemisessa

Lakineuvontaa tarjoavana yrityksenä asiakkaan tunteminen ei ole Lakitilitoimistolle mikään uusi juttu: yrityksellä oli aiemmin käytössään toinen ohjelma KYC-prosessia varten.

Aikaisempi järjestelmä alkoi kuitenkin käydä suppeaksi, kun asiakaskunta kasvoi ja rahanpesulaki kehittyi. Tarve asiakkaiden perinpohjaisemmalle tuntemiselle toi yrityksen juttusillemme. Lakitilitoimiston palveluasiantuntija Susanna Huhta nostaa esiin Netvisor KYCin asiakkaantuntemislomakkeen, jonka avulla yritys on voinut syventää asiakkaan tuntemisen tasoa:

Me saamme asiakkaasta paremmat tiedot kerättyä nyt kuin ennen. Vanhassa järjestelmässä kysymykset olivat sellaisia, että niihin oli mahdollista vastata vain “kyllä” tai “ei”. Netvisor KYC vaatii myös tarkempia ja laajempia vastauksia. Asiakkaidemme tulee oikeasti ottaa kantaa omaan toimintaansa.

Lisäksi Huhta mainitsee, että Netvisor KYC syynää pakotelistoja tarkemmin kuin aikaisempi ohjelma. Järjestelmä tarkastaa automaattisesti ja säännöllisesti jokaisen järjestelmään tuodun henkilön tai yrityksen kaikkia lain velvoittamia pakotelistoja vastaan.

Lue lisää: Pakotelistat – Mitä jokaisen yrityksen tulee tietää?

Järjestelmä vaihtui vaivatta

Kun tuli aika ottaa järjestelmä käyttöön, sai Lakitilitoimisto huokaista helpotuksesta. Huhta kuvailee järjestelmän vaihtamista sujuvaksi prosessiksi:

Saimme asiakaspalvelusta erinomaiset neuvot asiakaskunnan siirtämiselle vanhasta järjestelmästämme uuteen. Oli hienoa, ettei minun tarvinnut yksitellen siirtää ohjelmistojen välillä lähes puolta tuhatta asiakasta, vaan ne saatiin helposti tuotua massasiirtona Netvisor KYCiin!

Harvassa tilitoimistossa on työntekijöitä, joiden ainoa tehtävä on asiakkaan tuntemisen prosessien hallinta. Netvisor KYCin hienous piileekin kattavissa automaatioissa ja niiden nopeuttamissa rutiineissa. Aikaa vapautuu varsinaisille työtehtäville jopa satoja tunteja vuodessa.

Lue lisää: Näin vaihdat Netvisor KYCiin

Riskiarviointi hoituu kuin itsestään

Netvisor KYC on osoittautunut erinomaiseksi tueksi asiakkaiden riskisyyden arvioinnissa. Järjestelmä luokittelee asiakkaita automaattisesti rekisteritietojen sekä tietopyynnön vastausten perusteella eri riskiluokkiin. Riskisyyteen voi vaikuttaa esimerkiksi yrityksen toimiala tai yhteydet korkeamman riskin maihin.

– Minulle tärkeäksi ominaisuudeksi on nopeasti noussut Netvisor KYCin automaattinen asiakkaan riskiluokittelu. Kun järjestelmä tekee alustavaa tulkintaa, ei riskien arviointi jää ainoastaan oman tulkinnan varaan. Ominaisuuden avulla varmistamme, että osaamme kiinnittää huomiota oikeisiin asioihin, kertoo Huhta, ja myös Virta yhtyy kommenttiin:

Automaattinen riskiluokittelu todella tuo omaan toimintaan ja päätöksentekoon extra-varmuutta.

Netvisor KYC toimii kycittäjän toisina aivoina ja ylimääräisenä silmäparina

Suurta eroa aikaisempaan järjestelmään tuovat Netvisor KYCin automaattimuistutukset, joiden avulla Huhta ja Virta pitävät huolen, ettei asiakkaiden tietojen päivitys livahda pois päiväjärjestyksestä.

– Vanhan järjestelmän suurin kompastuskivi oli, että KYC-velvoitteiden jatkuva täyttäminen oli ainoastaan ihmismuistin varassa. Näillä asiakasmäärillä näistä päivityksistä huolehtiminen ei luonnostaan onnistu, se nyt vain on tyly tosiasia. Asiakkaiden tuntemistietojen säännöllinen päivittäminen on kuitenkin yksi rahanpesulain vaatimuksista, Huhta kertoo ja lisää:

Netvisor KYC hoitaa asiakkuuksia siten, että saamme muistutuksen, kun tietoja pitää päivittää. Lisäksi asiakkaan riskiluokitukseen perustuen järjestelmä erottaa, jos tiettyjen asiakkaiden tietoja tulee seurata tiheämmällä tarkasteluvälillä.

Matalariskisiksi tunnistetut asiakkaat voidaan myös Netvisor KYCissä hyväksyä automaattisesti, mikä vapauttaa yhä enemmän työaikaa.

Lakitilitoimistolla on asiakkuuksia, joiden juuret kantautuvat jopa yli kymmenen vuoden taakse. Pitkäaikaisia asiakkuuksia hoitaessa voi olla yhä vaikeampaa tunnistaa, mikäli asiakkaan riskisyys muuttuisi:

– Ohjelmiston avulla voimme katsoa asiakkuuksia myös niin sanotusti “ulkopuolisin silmin”. Tämä tuo meille varmuutta siitä, että kaikki on ja pysyy kunnossa rahanpesulain noudattamisen kannalta, Huhta kertoo.

Netvisor KYC tukee kokonaisvaltaisesti kycitystä

Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii aina hieman aikaa, ennen kuin ominaisuudet tulevat tutuiksi. Niin Huhta kuin Virta kuitenkin korostavat ohjelmiston helppokäyttöisyyttä.

– Järjestelmä on itsessään tosi selkeä. Ohjelmaan tutustuttaessa huomaa nopeasti, että toiminnot on loogisesti järjestetty, toteaa Virta.

Netvisor KYC on tuonut Lakitilitoimiston arkeen varmuutta rahanpesulain vaatimusten noudattamisesta. Kycitys on saanut automaatioista uutta potkua ja mahdollistanut syvällisemmän asiakkaan tuntemisen sekä ajan tasalla pysymisen.

– Kyllähän me yleisesti ottaen olemme nyt paremmin kärryillä asiakkaistamme. Olen itse hieman tuoreempi lisäys taloomme, ja järjestelmän avulla olen saanut käytännöllistä tietoa asiakkaistamme. On hienoa, että tietoa saa helposti ja selkeästi yhdestä paikasta! Virta summaa.

Netvisor KYC on markkinoiden kattavin KYC-palvelu. Meidän tavoitteemme on tehdä rahanpesulain noudattamisesta helppoa ja nopeaa - sinulle ja asiakkaallesi.