KYC ja prosessit kunnossa: Tilipartners läpäisi auktorisoidun tilitoimiston tarkastuksen kirkkaasti

Tilipartners on satakuntalainen tilitoimisto, jonka kasvu on ollut kovaa ja lisää on luvassa. Netvisor KYCin ansiosta tilitoimiston lakisääteisten vaatimusten täyttäminen on mutkatonta ja arki rullaa sujuvasti – ja tämä oli yksi kulmakivi, kun Taloushallintoliitto kävi visiitillä tarkastamassa tilitoimiston auktorisoinnin. 

Palvelupäällikkö Kirsti Koskinen kertoi meille, miten Netvisor KYC ja hyvin määritellyt sisäiset prosessit tukevat kasvua ja varmistivat, että Tilipartners läpäisi auktorisoidun tilitoimiston tarkastuksen puhtain paperein. 

Kovaa kasvua kiikarissa – järjestelmät ja prosessit kuntoon alusta alkaen 

Tilipartners on vuonna 2017 perustettu tilitoimisto, jossa liiketoiminnan kasvattaminen on ollut alusta asti keskiössä. Nyt tilitoimistossa on kymmenen työntekijää, ja lisää rekrytään.

Kun tähtäimessä on kasvu, on tärkeää, että sisäiset prosessit laitetaan kuntoon alusta alkaen. Uusien työntekijöiden perehdytys on helpompaa, ja näin varmistetaan, että prosessit ovat yhteneväiset. Taloushallinnon alalla yksi keskeinen osa arkista työtä on rahanpesulain noudattaminen. 

“Olemme kasvaneet muutamassa vuodessa näin isoksi toimistoksi. Siksi olemme panostaneet kirjallisiin ja yksityiskohtaisiin ohjeistuksiin ja toimintamalleihin. Jo meidän perehdyttämisoppaassa on kerrottu rahanpesuun liittyvistä asioista. Se auttaa myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä, tai työtehtävien vaihtuessa palkkahallinnosta kirjanpitoon”, Kirsti kertoo. 

“Kycitys auttaa asiakastyötä” 

Jotta lain velvoitteisiin vastaaminen olisi mahdollisimman helppoa, Tilipartnersissa on ollut jo vuosia käytössä Netvisor KYC. Kirsti kertoo KYC-prosessin hyödyistä:

Netvisor KYC on jopa yllättävän helppo järjestelmä. Kun tilitoimistolla on aika paljonkin tällaisia laista tulevia hallinnollisia velvoitteita, niin pyritään tekemään niiden täyttäminen mahdollisimman helpoksi. Netvisor KYCillä saa ne jouhevasti menemään. Aika ei ole asiakastyöstä pois, vaan kycitys oikeastaan auttaa asiakastyötä.

Auktorisoidun tilitoimiston tarkastuksessa syynätään myös KYC-prosessit  

Tilipartners on auktorisoitu tilitoimisto, ja auktorisointia varten Taloushallintoliitto auditoi yrityksen kerran viidessä vuodessa. Loppuvuodesta 2025 oli Tilipartnersin tarkastuksen aika. 

“Taloushallintoliiton edustaja tulee tarkistamaan prosessit ja toimintamallit, tietoturva-asiat, KYC-prosessin ja paljon muuta. Ensin tilitoimisto saa laajan kyselyn, ja sen jälkeen edustaja tulee tarkastukselle”, Kirsti kertoo prosessin etenemisestä.

“Tarkastukseen kuuluu hirveästi kysymyksiä. Tarkasteltiin esimerkiksi, onko yritys laatinut rahapesulain mukaisen riskiarvion rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien tunnistamiseksi ja arvioimiseksi ja säilytetäänkö asiakkaan tuntemistiedot rahapesulain mukaisesti. Auktorisointi edellyttää, että KYC on hoidossa.”

Tilipartnersilla ei ollut ongelmia vaatimusten täyttämisessä: Netvisor KYC on tässä suuri apu, sillä järjestelmän avulla nämä vaatimukset tulee täytettyä helposti. Asiakastiedot on helppo kerätä, käsitellä ja säilyttää turvallisesti lain vaatimusten mukaan.

Mitä vinkkejä Kirsti kertoisi muille tilitoimistoille, jotka tavoittelevat auktorisointia? 

“Kaikki prosessit tulee olla kuvattuna. Lähtien henkilötietosuojalain käsittelystä rahapesulakiin ja muihin lakiin perustuviin velvoitteisiin, joita meillä tilitoimistoilla on – kaikki pitää olla kunnossa.”

Asiakastiedot toiminnanohjausjärjestelmästä Netvisor KYCiin napinpainalluksella

Tilitoimistoissa käsitellään paljon asiakastietoja eri järjestelmissä. Tilipartnersilla on toiminnanohjausjärjestelmänä käytössä Koho Sales. Kirsti kehuu Netvisor KYCin näppärää Koho-integraatiota, joka helpottaa asiakkaiden kycitystä: tietoja ei tarvitse näpytellä erikseen kahteen eri järjestelmään.

Netvisor KYCin ja Kohon integraatio toimii hyvin. On todella järkevää, että asiakaskannat ovat yhdenmukaisia. Kun ohjelmat kulkevat käsi kädessä, niin kyllähän se helpottaa arkea.

Asiakastiedot voi viedä napinpainalluksella Netvisor KYCiin. Tietopyyntöjen lähetys onnistuu joko Kohosta tai Netvisor KYCistä, ja asiakkaan vastausten arviointi ja prosessin loppuunvienti käy helposti Netvisor KYCin päässä. 

Whistleblow-ilmoituskanava takaa helpon ilmoittamisen myös etäorganisaatiossa 

Tilipartners on jo sen kokoinen tilitoimisto, että sisäisen ilmoituskanavan perustaminen tuli ajankohtaiseksi. Lupa- ja valvontavirasto on linjannut, että yli viiden hengen ilmoitusvelvollisilla yrityksillä on oltava oma ilmoituskanava, eli ns. whistleblow-kanava, käytössä.

Mutta Kirsti näkee ilmoituskanavan muunakin kuin lain minimivelvoitteiden täyttämisenä. Se tukee yrityksen kasvua ja samalla myös etätyöorganisaation luomista.

“Taloushallinnon asiantuntijoita on haastavaa rekrytoida, joten jossain kohtaa voi tulla tilanne, että meidän pitää rakentaa etätyöorganisaatiota. Tämä on tulevaisuuteen katsomista. Ilmoituskanava on hyvä myös tilanteessa, jossa työntekijä ei ole välttämättä fyysisesti läsnä konttorilla.”

Netvisor KYC tarjoaa whistleblow-kanavan, joka täyttää ilmoittajansuojelulain vaatimukset ja on helppo ottaa käyttöön ilman erillisiä kehitysprojekteja. Tilipartnersilla ollaan oltu tyytyväisiä ratkaisuun.

“Kirjanpitäjän on tosi helppo käyttää ilmoituskanavaa. Ratkaisu on muutenkin hyvin yksinkertainen ja simppeli,” Kirsti 

“Netvisor KYC kokoaa lakiin liittyvät velvoitteet yhteen”

Tilipartners on saanut Netvisor KYCistä hyvän kokonaispaketin, joka auttaa täyttämään rahanpesulain vaatimukset helposti sekä KYC-prosessin että ilmoituskanavan osalta.  

“Netvisor KYC on kätevä työkalu velvoitteiden täyttämiseen. Jos käytössä ei ole järjestelmää, mitä sitten tekisit? Kyllä erillisten kaavakkeiden ja lomakkeiden käsittely olisi manuaalisesti hoidettuna aika haastavaa. Netvisor KYC kokoaa lakiin liittyvät velvoitteet yhteen.”  

Asiakkaiden tunteminen on keskeinen osa tilitoimiston työtä. Ilman tehokkaita automaatioita olisi työ käytännössä mahdotonta. Tai ainakin se söisi kaistaa tärkeämmältä asiakastyöltä. 

“Kyllä arjen tekeminen on huomattavasti helpompaa”, Kirsti summaa hyvän KYC-järjestelmän etuja.

Ella-Roosa Koivupuro toimii sisältömarkkinoinnin asiantuntijana Netvisor KYCillä. Kokeneen kirjoittajan missiona on palastella monimutkaiset aiheet helposti pureskeltavaan muotoon.