Vaihtamalla paranee, mutta miten käytännössä vaihdetaan toisesta KYC-palvelusta tai itse rakennetusta asiakkaan tuntemisen prosessista Netvisor KYCiin?

Mietityttääkö nykyisen KYC-prosessin lainmukaisuus? Onko vaikeaa pitää asiakkaiden tuntemistiedot ajan tasalla? Tuntuuko kycittäminen hankalalta?

Jos vastaus yhteenkin kysymyksistä on kyllä, niin vaihtamalla paranee. Ainakin jos vaihdat sähköiseen palveluun, jossa KYC-prosessi on tehty mahdollisimman automaattiseksi, helpoksi ja kattavaksi.

Mihin sitten pitää varautua ja mitä käytännössä tapahtuu, kun vaihdetaan toisesta palvelusta tai itse kehitetystä KYC-prosessista Netvisor KYCiin?

Kaiken kaikkiaan Netvisor KYCin käyttöönottoon on syytä varata työaikaa noin puolen työpäivän verran. Kuluvaan aikaan vaikuttaa olennaisesti asiakkaiden määrä. Pienellä asiakasmäärällä käyttöönotto menee tietysti nopeammin kuin yrityksellä, jolla on dataa tuhansien asiakkaiden edestä.

Tässä vaihtoprosessi askel askeleelta:

1. Kartoita tietojen ajantasaisuus

KYC-palvelun vaihtaminen alkaa siitä, että kartoitat nykyisten KYC-tietojen tilanteen. Olennaista on selvittää, ovatko tiedot ajan tasalla ja millainen on datan laatu. 

Näin tiedät, milloin kunkin asiakkaan tuntemistiedot on viimeksi päivitetty ajan tasalle. Jos asiakkaan KYC-tiedot on juuri päivitetty, ei uutta kycitystä ole tarpeen tehdä heti. Tällöin uuteen järjestelmään syötetään viimeisin kycitysajankohta, ja saat automaattisen muistutuksen seuraavasta kerrasta juuri oikeaan aikaan. 

Aika usein KYC-palvelua kuitenkin lähdetään vaihtamaan juuri siksi, että tietojen ajantasaisuus käytössä olevassa järjestelmässä tai itse rakennetussa asiakkaan tuntemisen prosessissa huolettaa. Tällöin kaikki asiakkaat kannattaa kycittää heti, kun uusi palvelu on käytössä. (Tästä lisää kohdassa 4.)

2. Ota kaikki olennainen data talteen

Edellisessä kohdassa tunnistettiin, mikä nykyisissä tiedoissa on säilyttämisen arvoista. Nyt kaikki tuo olennainen data pitää saada talteen siirtoa varten, jotta mitään ei katoa vaihdossa.

Dataa voi olla eri muodoissa:

• KYC-palvelun asiakaskortti
  Sähköisistä KYC-työkaluista löytyy asiakaskortti, jossa olevan tiedon voi lisätä Netvisor KYCissä olevan asiakaskortin alle. Näin historiadata pysyy tallessa ja on myös jatkuvassa seurannassa esim. tulevien kycitysten varalta. 

• Omat taulukot ja muut tiedostot
  Jos käytössä ei ole ollut mitään valmista KYC-työkalua, on tiedot yleensä kerätty omiin tiedostoihin, kuten Excel-taulukoihin. Myös nämä tiedostot voidaan ladata Netvisor KYCiin.
  
  
• Konekielinen tiedosto
  Konekielinen eli koneluettava tiedosto on esimerkiksi taulukko, jota toinen ohjelma pystyy lukemaan. Yleensä kyse on Excel-taulukoista, joista voidaan lukea esimerkiksi seuraava kycittämis-ajankohta.

Käytännössä tiedot “drag and dropataan” Netvisor KYC:hen oikean asiakaskortin alle, josta ne ovat jatkossakin helposti saatavissa. 

3. Poista data vanhasta KYC-palvelusta

Ei kannata ylläpitää kahta eri järjestelmää yhtään pidempään kuin se on tarpeen. Tämä on paitsi työlästä, myös rahanhukkaa. Siksi vanhasta palvelusta kannattaa luopua mahdollisimman pian. 

Yksi hyvä syy KYC-palvelun vaihtoon on halu säilyttää tiedot GDPR:n ja rahanpesulain vaatimusten mukaisesti, eli turvallisesti ja selkeästi yhdessä paikassa. Se tarkoittaa, että vanhasta datasta kannattaa pyristellä eroon niin pian kuin mahdollista.

Sen jälkeen, kun kaikki vanhan järjestelmän data on otettu talteen, voit poistaa sen tiedot vanhan palveluntarjoajasi ohjeiden mukaisesti.

4. Kerää tietoa asiakaskunnasta ja ala kycittää!

Jos olet jo alun kartoitusvaiheessa huomannut tai epäillyt puutteita asiakkaidesi KYC-tiedoissa, kannattaa kaikki asiakkaat kycittää saman tien Netvisor KYCillä. Jos ja kun joidenkin asiakkaiden tiedot eivät ole ajan tasalla, lähetetään heille tietopyynnöt massalähetyksenä. 
Jo tässä vaiheessa voit nähdä Netvisor KYCin automatisaation mukanaan tuoman helppouden: jos asiakas ei vastaa ensimmäisen viestin jälkeen, muistuttelee työkalu asiakasta ja pyytää uudelleen tietoja. Sinun ei siis tarvitse itse muistutella asiakasta, koska järjestelmä tekee sen puolestasi.

Lue lisää: KYC-prosessi kuntoon: Näin tunnistat asiakkaasi varmasti ja turvallisesti

Automatisoitu KYC-prosessi tuo mielenrauhaa

KYC-palvelun vaihtamisen onni ja autuus seuraa tietysti siitä, että tiedät KYC-tietojen olevan vihdoin ajan tasalla. Ne myös pysyvät kunnossa, kun annat järjestelmän varmistaa KYC-prosessin sujuvuuden.

Kun Netvisor KYC hoitaa monta asiaa itse, voit luottaa siihen, että KYC-velvollisuudet tulevat täytettyä. Näin voit keskittyä muihin asioihin ja antaa Netvisor KYCin ohjata KYC-prosessia.

Vaikka palvelun vaihtaminen aiheuttaa aina hieman ylimääräistä työtä, on se ainakin tässä tapauksessa vaivan väärti.

Netvisor KYCiin vaihtamista voi verrata auton vaihtoon.

Vanha auto halutaan vaihtaa uuteen, jotta saadaan käyttöön uusia kehittyneempiä toimintoja ja parempi varmuus auton toimivuudesta.

Vanha auto pitää aina siivota ja laittaa kuntoon, jotta siitä saadaan paras mahdollinen hinta. Ja uuden auton ominaisuuksiin tottuminenkin vie aikansa. Mutta kaiken tämän jaksaa tehdä, koska tiedossa on mukavampaa ajoa ja mielenrauhaa.

Uudessa autossa on kaikki kunnossa eikä sitä tarvitse huoltaa ja korjailla. Voit keskittyä huolettomasti matkantekoon, kun et enää jännitä, hajoaako auto matkan varrelle.

Netvisor KYC luo samanlaista mielenrauhaa. Se tuo tullessaan automatiikkaa ja varmuutta siitä, että koko asiakaskunta saadaan hoidettua kerralla kuntoon. Tämän jälkeen on helpompi keskittyä itse liiketoimintaan, kun tietää järjestelmän olevan ajan tasalla ja tiedon olevan helposti kaikkien työntekijöiden löydettävissä.

Ja mikä parasta: palvelun vaihto ei käy kukkarolle yhtä paljon kuin auton vaihtaminen!

Palvelun vaihto on helpompaa kuin uskotkaan

Jos vielä mietit vaihtamisen vaivalloisuutta, kannattaa muistaa, että tukea ja apua on aina saatavilla. 

Tarjoamme asiakkaillemme perusteellisen käyttöönottokoulutuksen, jossa

• määritellään perusasetukset yrityksellesi
• tuodaan asiakastiedot yhdessä palveluun
• otetaan rekisterit käyttöön ja
• harjoitellaan tietopyyntöjen lähettämistä.

Myös asiakaspalvelumme on valmis auttamaan ja vastaamaan kiperiinkin kysymyksiin. Asiakastyytyväisyytemme on huikeat 96 % ja vasteaikamme vain 2 tuntia.

Tutustu Netvisor KYCiin ja katso demo järjestelmän käytöstä!

Netvisor KYC on markkinoiden kattavin KYC-palvelu. Meidän tavoitteemme on tehdä rahanpesulain noudattamisesta helppoa ja nopeaa - sinulle ja asiakkaallesi.