Ilmoittajansuojelulaki edellyttää whistleblow-kanavaa – koskeeko tämä myös sinua?

Kukaan ei halua olla se tyyppi, joka huomaa väärinkäytöksen työpaikallaan ja miettii, uskaltaako kertoa. Juuri tätä tilannetta varten on olemassa ilmoittajansuojelulaki.

Vuonna 2023 voimaan tullut ilmoittajansuojelulaki perustuu EU:n whistleblower-direktiiviin, joka suojaa ilmoittajia epäedullisilta vastatoimilta ja varmistaa, että epäasiallinen toiminta tulee käsitellyksi asianmukaisesti. Suomessa laki tunnetaan nimellä ilmoittajansuojelulaki. Sen tarkoituksena on vahvistaa ilmoittajan suojelua ja lisätä yritysten vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä.

Hyvin toimiva ilmoituskanava kertoo, että yritys ottaa vastuullisuuden tosissaan (ja samalla täyttää lain vaatimukset). Anonyymi ilmoituskanava antaa työntekijöille turvallisen tavan puuttua ongelmiin.

Sisältö

• Mitä ilmoittajansuojelulaki vaatii yrityksiltä?

• Millaisia yrityksiä ilmoittajansuojelulaki koskee?

• Ketä ilmoittajansuojelulaki suojelee?

• Millaisista väärinkäytöksistä ilmoituskanavaan voi ilmoittaa?

• Miksi whistleblowing-kanava kannattaa toteuttaa kunnolla?

• Netvisor KYCin whistleblow-kanava on helppo valmisratkaisu

• Yhteenveto: vastuullinen yritys mahdollistaa työntekijöille anonyymin ilmoittamisen

• Usein kysyttyä whistleblowingista

Mitä ilmoittajansuojelulaki vaatii yrityksiltä?

Laki ilmoittajan suojelusta velvoittaa yrityksiä järjestämään luotettavan ja turvallisen tavan ilmoittaa väärinkäytöksistä niin, että ilmoittajan henkilöllisyys on suojattu. Käytännössä siis niin sanotun whistleblowing-ilmoituskanavan.

Kanavan ja prosessin on täytettävä tietyt vaatimukset:

• Ilmoituskanava on oltava sisäinen ja helposti saavutettava.

• Kuittaus ilmoituksesta on annettava seitsemän päivän sisällä (jos ilmoittaja on jättänyt yhteystietonsa).

• Palaute ilmoittajalle on toimitettava kolmen kuukauden kuluessa (jos ilmoittaja on jättänyt yhteystietonsa).

• Ilmoittajan henkilöllisyys ja tiedot on suojattava koko prosessin ajan.

Laki asettaa itse ilmoituskanavan lisäksi muitakin tärkeitä ehtoja:

• Ilmoittajaan ei saa kohdistaa vastatoimia. Muutenhan ilmoittamisessa ei olisi järkeä! Epäkohdista ilmoittamisesta ei saa rangaista esimerkiksi lomautuksella.

• Ilmoituksen käsittelijän pitää hoitaa tehtävä puolueettomasti. Organisaatio nimeää tehtävään henkilön tai mielellään useamman henkilön, vaikka laki ei suoraan määrittele, kuinka monta käsittelijää on oltava.

Millaisia yrityksiä ilmoittajansuojelulaki koskee?

Ilmoittajansuojelulaki koskee kaikkia yrityksiä, joissa on vähintään 50 työntekijää ja julkisen sektorin organisaatioita. Ne ovat lain mukaan velvollisia perustamaan whistleblowing-kanavan.

Jos yritys on rahanpesulain alainen toimija, sillä pitää olla ilmoituskava, kun työntekijöitä on yli viisi.

Tämä koskee esimerkiksi:

• tilitoimistoja ja kirjanpitäjiä

• tilintarkastajia

• kiinteistönvälittäjiä

• lakitoimistoja

• maksulaitoksia ja muita rahoitusalan toimijoita.

Jos työntekijöitä on alle viisi, yritykset voivat käyttää viranomaisten ylläpitämiä ilmoituskaanvia. Esimerkiksi pienet tilitoimistot voivat hyödyntää AVIn ilmoituskanavaa.

Ketä ilmoittajansuojelulaki suojelee?

Ilmoittajansuojelulaki suojaa:

• työ- tai virkasuhteessa olevia henkilöitä

• itsenäisiä ammatinharjoittajia

• osakkeenomistaja

• hallituksen tai hallintoneuvoston jäseniä tai toimitusjohtajaa

• vapaaehtoistyöntekijöitä

• harjoittelijoita.

Itse ilmoittajan lisäksi suojeltavaksi kuuluvat henkilöt, jotka avustavat prosessissa tai ovat muuten yhteydessä ilmoitukseen.

Lain mukaan ilmoituskanava on oltava vähintään työntekijöiden saatavilla. Muut yllä mainitut henkilöt voivat käyttää viranomaisen ilmoituskanava.

Mutta miksi rajoittaisit pääsyn vain nykyisille työntekijöille? Läpinäkyvyyden ja vastuullisuuden nimissä ilmoituskanavan voi avata muidenkin sidosryhmien saataville.

Millaisista väärinkäytöksistä ilmoituskanavaan voi ilmoittaa?

Lain mukaan ilmoittajalla pitää olla perusteltu syy uskoa, että epäily on paikkansa pitävä.

Ilmoittajansuojelulain mukaiseen ilmoituskanavaan voi ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä, jotka koskevat seuraavia aloja:

• julkiset hankinnat lukuun ottamatta puolustus- ja turvallisuushankintoja

• finanssipalvelut, -tuotteet ja -markkinat

• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen

• tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus

• liikenneturvallisuus

• ympäristönsuojelu

• säteily- ja ydinturvallisuus

• elintarvikkeiden ja eläinten terveys ja hyvinvointi

• kansanterveys

• kuluttajansuoja

• yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus.

Laki koskee väärinkäytöksiä, jotka on säädetty rangaistaviksi, joista voi seurata hallinnollinen seuraamus tai jotka voivat vaarantaa yleisen edun.

Finlexistä voit katsoa vielä tarkemmin erilaiset lain soveltamistilanteet.

Käytännössä: ilmoituksia voidaan tehdä esimerkiksi taloudellisista epäselvyyksistä, epäillystä rahanpesusta tai tuotteiden turvallisuusstandardien rikkomisesta.

Tarkoitus ei siis ole ilmoittaa arkisista työpaikan harmituksista, vaan lakia rikkovista väärinkäytösepäilyistä.

Miksi whistleblowing-kanava kannattaa toteuttaa kunnolla?

Hyvin toteutettu whistleblowing-ilmoituskanava tekee muutakin kuin täyttää lain kirjaimen. Se rakentaa luottamusta, luo työntekijöillä psykologista turvaa ja voi ehkäistä vakavia mainehaittoja.

Toimiva ilmoituskanava antaa työntekijöille turvallisen ja anonyymin tavan kertoa väärinkäytösepäilyistä. Se estää ongelmien eskaloitumisen, kun epäilyihin voidaan puuttua varhaisessa vaiheessa. Ethän halua, että työntekijäsi puhuu mieluummin iltapäivälehdille kuin kertoo asiasta sisäisesti?

Kun kanava toimii, työntekijä ei pelkää kertoa väärinkäytöksistä. Ja yritys pystyy reagoimaan ajoissa. Ilmoituskanava on keskeinen osa yrityksen riskienhallintaa.

Netvisor KYCin whistleblow-kanava on helppo valmisratkaisu

Nyt saatat pohtia, miten sisäinen ilmoituskanava käytännössä järjestetään. Hyvä uutinen: kaikkea ei tarvitse rakentaa itse.

Netvisor KYCissä on saatavilla valmiiksi sisäänrakennettu whistleblowing-ilmoituskanava.

Palvelu tarjoaa:

• anonyymin ja tietoturvallisen ilmoituskanavan

• selkeän hallintaprosessin ilmoitusten käsittelyyn

• tietojen selkeän dokumentoinnin.

Netvisor KYCin ratkaisu on kehitetty helpottamaan compliance-työtä ja säästämään aikaa. Yritys saa varmuuden, että kaikki ilmoittajansuojelulain mukaiset velvoitteet tulevat hoidetuiksi. Ihan ilman ylimääräistä hallinnollista vaivaa.

Yhteenveto: vastuullinen yritys mahdollistaa työntekijöille anonyymin ilmoittamisen

Whistleblow-ilmoituskanavan tarkoitus ei ole olla vain hallinnollinen lisätaakka. Anonyymi ilmoittaminen suojelee työntekijöitä, asiakkaita ja sitä kautta koko liiketoimintaa.

Jos yritykselläsi on yli 50 työntekijää, tai jos toimit rahanpesulain alaisella toimialalla ja teitä on yli viisi, ilmoituskanava ei ole valinnainen. Se on lakisääteinen velvoite.

Netvisor KYCin whistleblowing-kanavalla täytät lain vaatimukset helposti. Saat luotettavan ja tietoturvallisen ilmoitusratkaisun, joka takaa täyden anonymiteetin ilmoittajalle ja helpoin ilmoitusten hallinnoinnin käsittelijälle.

👉 Sovi 15 minuutin esittely ja varmista, että yrityksesi hoitaa ilmoitusvelvoitteet helposti ja oikein.

Ella-Roosa Koivupuro toimii sisältömarkkinoinnin asiantuntijana Netvisor KYCillä. Kokeneen kirjoittajan missiona on palastella monimutkaiset aiheet helposti pureskeltavaan muotoon.