Vertaile pakoteseurantaa: käsin, kertatarkistuksella vai jatkuvalla seurantaohjelmistolla?

Pakotelistat päivittyvät kymmeniä kertoja kuukaudessa. Miten varmistut, että yksikään asiakas tai liikekumppani ei löydy listoilta? 

Monella yrityksellä ei ole systemaattista tapaa seurata pakotelistoja. Tarkistukset tehdään viranomaisten sivustoilta käsityönä liikesuhteen alussa – jos niitä ylipäänsä tehdään. Pakotteet ja niiden yhteiskunnallinen merkitys ovat kyllä tiedossa, mutta käytännön toimissa on vielä parantamisen varaa. 

Pakoteseurantaa voi tehdä eri tavoin, mutta karkeasti voidaan tunnistaa kolme eri menetelmää: käsityönä tehtävä pakotelistojen tarkistus, kertaluonteinen listojen seulonta tietokantapalvelua hyödyntäen tai automaattinen ja jatkuva monitorointi pakoseurantaohjelmiston avulla.

Lue myös: Mistä löydän pakotelistalla olevat yritykset?

Kolme tapaa hoitaa pakoteseuranta

Manuaalinen seuranta tarkoittaa käytännössä satunnaisia hakuja viranomaisten pakotelistasivustoilta. Osa yrityksistä kirjaa tulokset Exceliin, osa ei kirjaa mihinkään. Ei ole sovittua tapaa sille, mitä listoja tarkistetaan, milloin tai kenen toimesta. Listoja on useita, ne löytyvät eri sivustoilta, ja niiden syynääminen on jo sinällään urakka.

Kertatarkistuspalvelut ovat ohjelmistoja tai tietokantapalveluita, joissa voit tarkistaa kohteen pakotelistoja vastaan yhdellä haulla. Yleensä tarkistus tehdään silloin, kun uusi asiakas tai toimittaja lisätään järjestelmään. Tulos on oikea sillä hetkellä, mutta haettu tieto vanhentuu melkeinpä saman tien. Mitä tapahtuu kahden kuukauden päästä, kun listat ovat päivittyneet kymmeniä kertoja, onkin sitten eri asia. 

Jatkuva automaattinen seuranta tarkoittaa, että pakoteseurannan ohjelmisto valvoo kohteita jatkuvasti kaikkia olennaisia pakotelistoja vastaan. Kun listalla tapahtuu muutos, järjestelmä ilmoittaa siitä automaattisesti. Seurannan tulos on aina ajan tasalla ja velvoitteet hoidettu. Sinun ei tarvitse stressata, onko joku liikekumppani pakotteiden kohteena.

Miksi pakoteseurannan jatkuvuus ratkaisee?

Pakotelistat eivät ole staattisia, vaan niihin tehdään päivityksiä jatkuvasti. Tämän artikkelin kirjoitushetkellä EU:ssa on julkaistu jo peräti 20. Venäjä-pakotepaketti. 

Tässä kohtaa saattaa herätä kysymys: riittääkö, jos tarkistaa uudet kumppanit silloin, kun liikesuhde alkaa? 

Ei riitä. Asiakas tai toimittaja, jolla oli tänään puhtaat paperit, voi olla huomenna pakotelistattu. 

Käytännössä: lisäät uuden asiakkaan tai toimittajan ja ajat pakotetarkistutuksen läpi – kaikki kunnossa. Puoli vuotta myöhemmin sama toimittaja lisätään EU:n pakotelistalle. Jos seuranta loppui ensimmäiseen tarkistukseen, kukaan ei tiedä asiasta ennen kuin joku muistaa tsekata listat uudelleen. 

Viranomaiset suosittelevat myös pakoteseurannan dokumentointia. Näin voidaan tarvittaessa osoittaa, että velvollisuuksista on huolehdittu. Jatkuva automaattinen seuranta tuottaa tarvittavan dokumentaation sivutuotteena: jokainen tarkistus kirjautuu automaattisesti lokitietoihin. Kun joku kysyy pakotemonitoroinnista, voit ottaa raportin ulos järjestelmästä.

Lue myös: Minkä yritysten pitää tehdä pakoteseurantaa?

Selvitä ainakin nämä, kun harkitsen pakoteseurantaohjelmistoa

Pakoteseurantaohjelmistoja on erityyppisiä, eivätkä kaikki tee samaa asiaa. Ennen kuin teet investointipäätöksen, kannattaa selvittää vastaukset ainakin näihin kysymyksiin. 

Onko seuranta jatkuvaa vai kertaluontoista? Tämä on tärkein kysymys. Osa palveluista mainostaa pakoteseurantaa, mutta tarjoaa käytännössä vain kertatarkistuksen. Jatkuva seuranta ja kertatarkistuspalvelu ovat eri tuotekategorioita: toisessa saat koko pakotemonitoroinnin prosessin, toisessa kerran tapahtuvan tietoajon.

Mitä listoja palvelu kattaa? Minimissään palvelun pitäisi kattaa EU:n ja YK:n pakotelistat sekä KRP:n ylläpitämä jäädyttämispäätöslista. Yleensä myös Yhdysvaltojen OFAC-lista on fiksua lisätä seurantaan, vaikka laki ei siihen velvoita. Yhdysvalloilla on niin merkittävä rooli kansainvälisessä kaupassa. 

Jääkö tarkistuksista dokumentaatio? Tarkistushistoria (audit trail) on se, mitä tilintarkastaja, hallitus tai viranomainen voi pyytää nähtäväksi. Parhaimmillaan järjestelmä tuottaa dokumentaation automaattisesti. 

Miten osumat käsitellään? Eli mitä tapahtuu, kun palvelu löytää osuman. Niin sanottu false positive on pakoteseurannassa tavallinen tilanne: maailmassa riittää nimikaimoja, ja pakoteseuranta saattaa silloin hälyttää väärästä henkilöstä. Tässä kohtaa käsittelijän pitää tehdä selvitystyötä ja kirjata, mitä osumalle tehtiin. Onko palvelussa työkalu päätöksen kirjaamiseen vai pitääkö se kirjata erikseen omiin tiedostoihin?

Hinta: millaista vastinetta saat rahalle? Palveluiden hinnoissa on suurta vaihtelua, eivätkä ne ole aina ominaisuuksiltaan suoraan vertailtavissa. Toisaalta jos hintaluokka on sama, millaista vastinetta saat rahallesi: kertahaun vai jatkuvan seurannan? 

Tarkista myös sopimuksen sitovuus. Onko laskutus kuukausiperusteinen (tarkista myös irtisanomisaika) vai sitoudutko pitkiin vuosilisensseihin? 

Integroituuko palvelu omiin järjestelmiin, kuten CRM- tai ERP-järjestelmään? API-rajapinta mahdollistaa sen, että tarkistukset pyörivät taustalla osana normaalia liiketoimintaa ilman erillisiä kirjautumisia muihin järjestelmiin. API:n kautta pakoteseuranta voidaaan integroida esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään tai CRM:ään. Netvisor KYCin pakoteseuranta tarjoaa rajapinnan integraatioita varten. 

Netvisor KYCin pakoteseuranta hyrrää taustalla jatkuvasti

Netvisor KYCin pakoteseurannan idea on yksinkertainen: tuot seurattavat kohteet palveluun kerran, ja sitten seuranta hoitaa itse itsensä. Pakotelistat päivittyvät, ohjelmisto käy ne läpi, ja sinulle tulee ilmoitus, jos jotain muuttuu. Listoja ei tarvitse muistaa erikseen tarkistaa. 

Dokumentaatio syntyy itsestään. Palvelusta näkee yhdellä silmäyksellä, milloin kukin kohde on tarkistettu, millä tuloksella ja miten mahdolliset osumat on selvitetty. Jos pakoteseuranta on kolkutellut takaraivossa yhtenä tämä pitäisi laittaa kuntoon -tehtävänä, Netvisor KYCillä saat seurannan raiteilleen pikaisesti: käyttöönotto onnistuu yhdessä päivässä.

Ella-Roosa Koivupuro toimii sisältömarkkinoinnin asiantuntijana Netvisor KYCillä. Kokeneen kirjoittajan missiona on palastella monimutkaiset aiheet helposti pureskeltavaan muotoon.