Miten KYC hoituu helposti? Vertailussa Netvisor KYC, käsipelillä kycittäminen ja muut työkalut

Excel-taulukko, yritystietohakemistot, KYC-ohjelmisto – KYC-prosessin voi hoitaa monella tavalla. Kaikki tavat eivät kuitenkaan palvele yhtä hyvin sinua, asiakastasi tai valvovaa viranomaista. 

Tällä sivulla vertailemme kolmea erilaista tapaa hoitaa KYC-prosessi:

• manuaalisesti ilman työkaluja
• yhdistelmäratkaisu: hyödyntämällä tietopalveluja tai muita aputyökaluja
• Netvisor KYC -ohjelmisto, jossa hoituu koko KYC-prosessi.

Tämän luettuasi osaat arvioida, mikä vaihtoehto sopii sinun yrityksellesi ja mihin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota työkaluja vertaillessasi. Mars matkaan siis!

Sisältö

• KYC: miksi sinun pitää tunnistaa ja tuntea asiakkaasi?
• Miksi KYC-prosessi kannattaa hoitaa perusteellisesti?
• Eri KYC-tavat vertailutaulukossa
• KYC-prosessin osat ja työkalujen ominaisuudet tarkemmin avattuna
• TL;DR: Eri KYC-tapojen plussat ja miinukset pähkinänkuoressa
• Kenelle erilaiset KYC-ratkaisut sopivat
• Usein kysyttyjä kysymyksiä ja vastauksia Netvisor KYCistä ja KYC-prosessista

Miksi tunnistaa ja tuntea asiakkaat (eli kycittää)?

KYC (Know Your Customer) eli asiakkaan tunteminen on ilmoitusvelvollisten yritysten lakisääteinen velvollisuus. Tällaisia yrityksiä ovat esimerkiksi tilitoimistot, tilintarkastajat, rahoitusalan yritykset, lakitoimistot, isännöitsijät ja kiinteistönvälittäjät. 

KYC-prosessin tarkoituksena on tunnistaa asiakas ja tuntea yrityksen taustat ja riskitaso. Kycittäminen suojaa yritystä rahanpesun riskeiltä, täyttää lainsäädännön vaatimukset ja lisää luottamusta asiakassuhteeseen. 

Miksi KYC-prosessi kannattaa hoitaa perusteellisesti?

Rahanpesulaki edellyttävää, että niin sanotut ilmoitusvelvolliset yritykset tuntevat asiakkaansa ja pystyvät osoittamaan tämän jälkikäteen. KYC-prosessin tulee olla dokumentoitu, ajantasainen ja riskiperusteinen.

Ilman oikeita työkaluja prosessista tulee helposti työläs, hajautunut ja altis virheille. Riskinä on, että asiakastietoja kerätään sähköpostiketjuissa, päivitetään käsin ja säilytetään eri paikoissa. Silloin kärsii niin tehokkuus kuin tietoturva.

Markkinoilla on tarjolla myös työkaluja, jotka hoitavat joitakin osia KYC-prosessista, mutta vaativat sen rinnalle manuaalista työtä ja omaa asiantuntemusta. 

Netvisor KYC on rakennettu ratkaisemaan nämä ongelmat kokonaisuutena: se tarjoaa automaattisen, ohjatun ja viranomaisvaatimukset täyttävän prosessin alusta loppuun.

Eri kycitystavoilla on omat vahvuudet ja heikkoutensa, eikä sama ratkaisu sovi kaikille yrityksille. Sukelletaanpa siis KYC-tapojen vertailuun tarkemmin. 👇

Kolme tapaa hoitaa KYC – vertailussa tärkeimmät ominaisuudet

Netvisor KYC

Kycitys ilman KYC-palveluja

Muut sähköiset tiedonhakupalvelut kycityksen apuna

KYC-prosessi alusta loppuun

Yhden putken KYC-prosessi samassa työkalussa

Tiedot hajallaan sähköposteissa ja dokumenteissa

Osa KYC-prosessista yhdessä näkymässä, muut muualla

Lain vaatimusten täyttäminen

Työkalu ohjaa kycittämään vaihe vaiheelta oikein

Vaatii paljon tarkkuutta

Vaatii paljon tarkkuutta

Asiakaspalvelu

Vasteaika n. 2 tuntia, asiakastyytyväisyys 96 %

Ei asiakastukea

Ei yhtä tahoa, joka auttaisi koko prosessissa

Helppokäyttöisyys ilmoitusvelvolliselle

KYC-prosessi kerralla maaliin helposti ja nopeasti

Tietojen käsittely vaatii työaikaa ja muistamista

Eri palvelujen välillä siirtyminen on työlästä

Helppokäyttöisyys asiakkaalle

Linkki tietojen täyttämiseen, lomakkeella esitäytetyt tiedot

Tietopyynnön täyttäminen työlästä

Riippuu työkalusta, tietopyynnön täyttäminen voi olla työlästä

Automaatio

Kattava automaatio, mm. rekisterihaut, riskiluokittelu ja muistutukset

Tietojen kerääminen ja tallentaminen manuaalista

Eri vaiheiden automatisointi riippuu työkalusta

Vahva tunnistautuminen

Osana työkalua

Erillisellä sovelluksella

Erillisellä sovelluksella

Rekisterihaut

Rekisterihaut integroitu osaksi työkalua

Tietoja voi etsiä ja tarkistaa käsin, mutta se on hidasta

Osassa työkaluja hakujen tekeminen mahdollista

Massatoiminnot

Useiden asiakkuuksien käsittely kerralla

Tietojen kerääminen tai päivitys massana vaatii käsityötä

Riippuu työkaluista, massatoiminnot mahdollisia

Pakotelistojen tarkistaminen

Tarkistus asiakkuutta avatessa + jatkuva seuranta

Päivittyviä listoja on todella vaikea seurata käsin

Riippuu työkaluista, jatkuva seuranta haastavaa

Riskiarviot

Työkalu helpottaa ja ohjaa arvioiden laatimista

Oman osaamisen varassa

Oman osaamisen varassa

KYC-tietojen päivittäminen

Riskiperusteinen päivitysväli, automaattiset muistutukset

Muistin tai manuaalisten muistutusten varassa

Muistin tai manuaalisten muistutusten varassa

Tietojen saatavuus viranomaisen tarkastuksessa

KYC-tiedot ja riskiarviot löytyvät parilla klikkauksella

Yksittäisiä tietoja on vaikeaa löytää nopeasti jälkikäteen

Yksittäisiä tietoja on vaikeaa löytää nopeasti jälkikäteen

Tietojen turvallinen säilytys

Tietoturvallinen KYC-tietojen säilytys pilvipalvelussa

Tietojen oikeaoppinen säilytys omalla vastuulla

Riippuu työkaluista, säilytys voi olla omalla vastuulla

Integraatiot

Valmiit Netvisor- ja Koho-integraatiot + helppokäyttöiset rajapinnat

Ei automaattista tiedonkulkua

Riippuu työkaluista

Hinta

Kustannustehokas pakettihinnoittelu, merkittävä ajansäästö

Ei kuluja sähköisistä palveluista, mutta työajan hintalappu korkea

Riippuu työkaluista, kokonaishintaa vaikea hahmottaa

🔎 Eri KYC-prosessien ominaisuudet suurennuslasin alla

KYC-prosessi alusta loppuun samassa työkalussa 

Koko KYC-prosessin hoitaminen alusta loppuun yhdessä paikassa on yksi keskeisimmistä eri kycitystapojen eroista. 

Netvisor KYCissä koko prosessi – tietopyyntö, asiakkaan vahva tunnistus, pakotelistatarkistus, riskiarvio ja tietojen päivitykset – tapahtuu yhdessä työkalussa. Se säästää aikaa, vähentää virheitä ja tekee asiakkaan tuntemisesta helposti hallittavan.

Jos prosessi tehdään käsin, on käytössä luultavasti Excel-taulukko, johon tietoja dokumentoidaan. Lisäksi jollakin työkalulla pitää tehdä asiakkaan tunnistus tai vaihtoehtoisesti henkilöllisyys pitää tarkastaa henkilökohtaisesti esimerkiksi passilla. Yrityksen taustatietoja, kuten tosiasiallisia edunsaajia, pitää kaivella rekistereistä.

Erilaiset tiedonhakupalvelut tulevat avuksi tietojen keräämiseen, mutta niissäkään ei voi hoitaa koko KYC-prosessia alusta loppuun. 

Lain vaatimukset varmasti hoidossa

Asiakkaan tuntemisesta määrätään rahanpesulaissa. Harva meistä on kuitenkaan lain asiantuntija. Siksi KYC-työkalun käytöstä saa mielenrauhaa: lain vaatimukset täyttävä ohjelmisto varmistaa, että kycci menee oikein. Tämä on erityisen tärkeää, kun sääntely kehittyy ja päivittyy jatkuvasti.

Netvisor KYC ohjaa sinua vaihe vaiheelta. Ohjelmisto ei voi tehdä kaikkea puolestasi, vaan sinun pitää esimerkiksi arvioida asiakkaan riskejä itse. Netvisor KYC kuitenkin varmistaa puolestasi, että osaat ottaa eri KYC-prosessin osaset huomioon.

Manuaalinen kycitys on täysin omien tietojesi ja taitojesi varassa. Tilanne on sama, jos käytössäsi on työkalu, joka tekee vain osan KYC-prosessista. Pelkkä tiedonhakupalvelu ei esimerkiksi ohjaa sinua tekemään oman liiketoimintasi riskiarvioita (joka on ilmoitusvelvollisille yrityksille pakollinen!).

Asiakaspalvelu – mistä saat tukea?

Jos kycistä tulee kysyttävää, mistä saat tukea koko KYC-prosessiin?

Jos hoidat kycittämisen itse, ei ulkopuolista tukea ole tarjolla. Jos käytössä on työkalu, joka auttaa yhtä osaa KYC-prosessista, myös asiakastuki auttaa vain kyseisen aiheen tiimoilta. 

Netvisor KYCissä juuri asiakaspalvelu saa paljon kiitosta käyttäjiltä. Vastausaika on keskimäärin vain kaksi tuntia ja asiakastyytyväisyys huikeat 96 %. Verrattuna siihen, että olet yksin tiedonhankinnan ja prosessien viidakossa, tämä on merkittävä etu.

Kycityksen helppokäyttöisyys ilmoitusvelvolliselle (eli sinulle)

KYC saattaa tuntua pakolliselta pahalta, mutta kun prosessi on helppo, ei se kuluta turhaa aikaa ja aivokapasiteettia.

Netvisor KYCillä prosessi on helppo, nopea ja käyttäjäystävällinen. Ei muistilappuja, ei irrallisia sähköposteja – vain yksi selkeä näkymä.

Jos KYC hoidetaan käsin tai eri työkaluilla, vaatii se hyppelyä eri palvelujen ja näkymien välillä. Lisäksi se vaatii dokumentaatiota omiin tiedostoihin ja muistamista, milloin tietoja pitää päivittää. 

Tietojen täyttämisen helppous asiakkaallesi 

Joskus yrityksissä pelätään, että asiakas ärsyyntyy KYC-kyselyistä ja siihen liittyvistä paperitöistä. Jos prosessi on vaikea, näin saattaa ollakin. Koska kyseessä on kuitenkin lakisääteinen velvollisuus, on tiedot kerättävä kokoon. Miten siitä saisi tehtyä mahdollisimman helppoa asiakkaalle?

Netvisor KYCissä voit hakea tietolomakkeelle valmiiksi esitäytettynä tietoja rekistereistä. Näin lomakkeen täyttäminen on asiakkaalle helpompaa, mikä parantaa myös vastausprosenttia ja asiakaskokemusta. 

Voit myös upottaa niin sanotun geneerisen linkin yrityksen nettisivuille: uusi asiakas klikkaa linkkiä ja siirtyy suoraan tietopyyntölomakkeelle. Sinun ei tarvitse edes lähettää lomaketta asiakkaan sähköpostiin.

On ollut sydämellistä kuulla palautetta asiakkailta, jotka ovat ihastelleet valmiiksi täytettyjä tietopyyntöjä: “Voi jumpe! Sullahan oli valmiina kaikki tiedot siellä – Kuinka ihanaa!

– Birgitta Anttonen, MagnusKrister Oy

Asiakkaan vahva tunnistus

Voiko asiakas tunnistautua helposti pankkitunnuksilla vai pitääkö hänen lähettää kuva passista? Uskaltaako henkilöllisyysdokumentteja edes lähettää sähköpostitse? 

Netvisor KYCissä vahva sähköinen tunnistus on sisäänrakennettu, eli asiakas todentaa henkilöllisyytensä pankkitunnuksilla. 

Toisaalta: jos joku ei halua tai pysty tunnistautumaan sähköisesti, voit myös todentaa henkilöllisyyden henkilökohtaisesti esimerkiksi passilla ja kirjata Netvisor KYCiin, miten ja milloin henkkarit on tsekattu.

Kun vertailet työkaluja, varmista, että niissä on mukana vahva sähköinen tunnistus. Se on suomalaisille helppo ja tuttu tapa todentaa henkilöllisyys. 

Automaatiosta vauhtia

Ihan koko KYC-prosessia ei voi automatisoida, mutta osan siitä voi jättää automaatioiden pureskeltavaksi.

Netvisor KYCissä automatiikka hoitaa rekisterihaut, ehdottaa asiakkaiden riskiluokat, tarkastaa pakotelistat ja muistuttaa tietojen päivittämisestä. 

Manuaalinen kycitys on nimensäkin mukaisesti käsipeliä, eli asiakastiedot pitää hakea, asiakkaan henkilöllisyys tunnistaa, riskiluokka arvioida, pakotelistat tsekata, muistaa päivitykset – kaikki omin hoksottimin ja omin käsin naputellen.

Erilaiset tukityökalut automatisoivat osasia. Esimerkiksi pakoteseurannan työkalu tarkistaa pakotteet, mutta ei lähetä tietopyyntöä asiakkaalle. 

Rekisterihaut helpottavat KYC-työtä

KYC-prosessissa kerätään asiakasyrityksestä tietoja, kuten yhteystiedot, päättäjätiedot ja tosiasialliset edunsaajat. 

Osa näistä tiedoista on saatavilla eri rekistereistä ja tietokannoista. Näin asiakkaan ei tarvitse täyttää itse jokaista tietoa, vaan hän voi tarkistaa etukäteen täytettyjen tietojen oikeellisuuden. 

Netvisor KYCissä voit hakea tietoja PRH:sta ja YTJ:stä. Voit hakea esimerkiksi päättäjätiedot, edunsaajat ja PEP-tiedot jo etukäteen ja helpottaa näin asiakkaasi työtä. 

Jos hoidat KYC-prosessin käsin, sinun pitää kaivaa tiedot käsin ja yksitellen jokaiselle asiakasyritykselle. Esimerkiksi edunsaajatiedot eivät ole julkisia, mutta ne ovat saatavilla rahanpesulain mukaisille yrityksille. Jos sinulla ei ole PRH:n Virre-palvelun sopimusasiakkuutta, kestää otteen tilauksen käsittelyssä 2–3 työpäivää.

Tässä kohtaa erilaisista tiedonhakupalveluista on apua. Vaikka niissä ei voi tehdä koko KYC-prosessia, ne auttavat asiakastietojen keräämisessä.

Massatoiminnoilla kycität kerralla useamman asiakkaan

Jos asiakasmäärä on suuri, massatoiminnoista on merkittävä apu.

Netvisor KYCissä voit käsitellä useita asiakkuuksia samanaikaisesti, kuten lähettää tietopyynnöt, hakea tietoa rekistereistä tai asettaa asiakkuuksille riskiluokat.

Käsin kycittäessä jokainen asiakas on lähtökohtaisesti hoidettava yksittäin. Näin tekoälyn aikakaudella kannattaa kuitenkin tutkia mahdollisuutta rakentaa omia kevyitä massatoimintoja tai automaatioita. Tämä toki vaatii aikaa ja viitseliäisyyttä.

Pakotelistojen jatkuva seuranta

Nykyisessä maailmantilanteessa pakotteista on tullut entistä tärkeämpiä. Pakotteiden kohteina olevien tahojen kanssa ei saa käydä kauppaa, mutta kaikkien pakotelistojen monitorointi on käsin tehtynä raskas urakka. 

Netvisor KYC tarkastaa pakotelistat aina, kun uusi asiakkuus luodaan ja lisäksi taustalla hyrrää jatkuva seuranta. Jos osuma sattuu kohdalle, siitä tulee ilmoitus. 

Pakotelistoja on erilaisia ja ne päivittyvät jatkuvasti. Niiden jatkuva seuraaminen käsin on käytännössä mahdotonta. 

Pakoteseuranta on mukana osassa KYC-työkaluista, ja markkinoilla on myös pelkästään pakoteseurantaa tekeviä työkaluja. 

Riskiarviot niin asiakkaista kuin omasta liiketoiminnasta 

Yksi keskeinen osa KYC-prosessia on riskiarvioiden tekeminen. Riskiarvioita on kahdenlaisia:

• Asiakaskohtainen riskiluokitus kertoo, kuinka suuri riski kyseiseen asiakkaaseen liittyy.
• Oman toiminnan riskiarviossa arvioit, millaisia riskejä liiketoimintaasi ja asiakaskuntaasi liittyy.

Jos kycität käsin, on riskiarvioiden tekeminen täysin oman osaamisesi varassa. Viranomaisilla on ohjeita oman toiminnan riskiarvion tekemiseen, mutta arvion teko, dokumentointi ja päivitys on sinun muistisi varassa.

Netvisor KYC sen sijaan ohjeistaa sinua sekä asiakkaiden riskisyyden arvioimisessa ehdottamalla automaattisesti sopivaa riskiluokkaa. Riskiluokan perusteella asetat tietojen päivitysvälin: esimerkiksi vähäriskiselle asiakkaalle kolmen vuoden päähän. Ohjelmisto muistuttaa, kun tietoja on aika päivittää. 

Lisäksi Netvisor KYC ohjeistaa sinua tekemään viranomaisohjeiden mukaisen oman toiminnan riskiarvion. Voit tallentaa arvion järjestelmään, jolloin tiedot on dokumentoitu selkeästi.

KYC-tietoja on päivitettävä aika ajoin

Asiakkaan tunteminen ei ole vain kertaluonteinen tehtävä, vaan tietoja on myös päivitettävä. Määrität itse päivitysvälin asiakkaan riskitason mukaan. 

Netvsior KYCissä määrität jokaiselle asiakkaalle riskiluokan ja kuinka usein tietoja pitää päivittää. Järjestelmä muistuttaa sinua, kun tietoja pitäisi tarkastella uudestaan. 

Jos käytössä oleva työkalussa ei ole muistutuksia, ovat päivitykset muistisi ja kalenterimerkintöjesi varassa. 

Viranomaisen tarkastus – kuinka helposti saat KYC-tiedot kasaan?

Valvovat viranomaiset ovat tehneet tarkastuksia runsaissa määrin viime vuosina. Miten olet valmistautunut viranomaisten pistokokeeseen?

Yksikään Netvisor KYCiä käyttävä yritys ei ole saanut sanktioita viranomaisilta. Palvelu ohjeistaa sinua hoitamaan KYC-prosessin eri osaset aina asiakkaan tuntemisesta oman toiminnan riskiarvion tekoon. Kaikki tiedot on siististi säilössä Netvisor KYCissä. Kun viranomainen pyytää tietoja, löydät ne parin klikkauksen päästä.

Eri työkaluissa voi olla erilaisia ratkaisuja, mutta jos kycität kokonaan käsin tai käytät tukena pelkkiä rekisterihakuja, on kaikki dokumentaatio sinun vastuullasi. Varmista siis, että tiedostot ovat siistissä järjestyksessä ja ajan tasalla. 

KYC-tiedot on säilytettävä turvallisesti erillään muusta asiakasdatasta

Asiakkaiden tuntemistiedot on säilytettävä turvallisesti erillään muusta asiakasdatasta, ja niitä on säilytettävä vielä viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Ilman erillistä työkalua KYC-tietojen säilyttäminen on omalla vastuullasi. Samoin tietojen poistaminen on muistisi varassa.

Netvisor KYCissä asiakkaiden tuntemistiedot säilytetään tietoturvallisesti pilvipalvelussa erillään muista asiakastiedoista. Tietoturva on teknologian kannalta alan huippua, kiitos taustayhtiö Visman leveiden hartioiden. Ja kun on aika poistaa vanhat tiedot, järjestelmä muistaa sen puolestasi. 

Oloni on turvallinen, kun tiedän, että asiakkaan tunteminen on meillä hyvin hoidossa. Data on tallessa yhdessä paikassa, sitä käsitellään oikein ja kaikki on dokumentoitu kuten pitää. Sellaiset liiketoimintaamme uhkaavat riskit, jotka kytkeytyvät KYCiin, ovat hallinnassa.

– Mika Hanni, toimitusjohtaja, laskukauppa.com

Integraatiot muihin järjestelmiin

Sinulla on varmaankin jo käytössä jokin toiminnanohjaus- tai taloushallinto-ohjelmisto, jossa käsitellään asiakkaiden tietoja. Kun tiedot kulkevat järjestelmästä suoraan KYC-palveluun, tulee kycittämisestä vieläkin vaivattomampaa. 

Netvisor KYCissä on valmiit integraatiot Netvisoriin ja Kohoon. Rajapintojen kautta yhdistäminen onnistuu myös muihin järjestelmiin.

KYC-prosessin hintalappu

Ainahan se kiinnostaa – hinta nimittäin. 

Käsipelillä kycittämisessä on yksi ylivoimaisen hyvä puoli: sehän on periaatteessa ilmaista. Mutta vaikka KYC-prosessiin ei sisältyisi ohjelmistokuluja, myös käytetyllä työajalla on hintalappu.

Netvisor KYC on kustannustehokas paketti, jonka käytöstä maksat kycitettävän asiakasmäärän perusteella. Kun kycitys on tehokasta, säästyy aikaa arvokkaassa asiantuntijatyössä. Netvisor KYCin hinnoittelu on nähtävissä täältä.

😴 TL;DR: Eri KYC-tapojen plussat ja miinukset pähkinänkuoressa

Manuaalinen KYC-prosessi: tuttu mutta työläs

Moni yritys hoitaa KYC-tiedot edelleen manuaalisesti: asiakkaalle lähtee sähköpostilla lomake täytettäväksi, dokumentit pyydetään liitteinä ja vastaukset naputellaan käsin Exceliin tai muihin tiedostoihin.

Miksi tämä ei toimi pitkällä tähtäimellä?

• Aikaa kuluu molemmilla puolilla – tietojen keruu ja tarkistus vievät päiviä.
• Inhimillisten virheiden riski kasvaa (esim. puutteelliset tiedot).
• Tietoturva voi horjua: missä dokumentit oikeasti liikkuvat?
• Asiakaskokemus kärsii, kun lomakkeita joutuu tulostelemaan tai skannaamaan.

Yhdistelmäratkaisut: askel eteenpäin, mutta hajanaisia

Osa yrityksistä on rakentanut omaa KYC-prosessiaan hyödyntämällä työkaluja, kuten yritystietohakemistoja, pakotelistojen tarkastuspalveluita, sähköisiä lomakkeita, sähköpostia ja oma järjestelmää.

Tämä tuo kycitykseen tehokkuutta, mutta myös omat haasteensa:

• Tiedot sijaitsevat eri paikoissa, eikä kokonaisuus ole helposti hallittavissa.
• Prosessia ei voi automatisoida, vaan muistutuksia ja tarkistuksia tehdään edelleen käsin.
• On vaikea osoittaa viranomaisille, että kaikki on hoidettu ajallaan ja oikein.

Jos tietoja kerätään sähköpostilla, tarkastetaan PRH:sta ja verrataan käsin pakotelistoihin, lopputuloksena prosessi on työläs ja altis virheille, vaikka helpottavaa teknologiaa onkin mukana.

Netvisor KYC: KYC-velvollisuudet automatisoituna, yhdessä paikassa

Netvisor KYCillä saat koko prosessin haltuun yhdellä työkalulla.

Mitä se tarkoittaa käytännössä?

• Asiakas saa automatisoidun KYC-kyselyn suoraan sähköpostiinsa.
• Kaikki tiedot ja dokumentit tallentuvat Netvisor KYCiin.
• Muistutukset lähtevät automaattisesti, jos asiakas ei vastaa.
• Voit seurata yhdellä silmäyksellä, kenen tiedot ovat kunnossa ja kenen eivät ja milloin tietoja pitää päivittää.
• Tiedot täyttävät viranomaisvaatimukset – dokumentaatio on kunnossa tarkastuksessa.

Asiakaskokemus paranee: ei paperilomakkeita, ei skannailua, vaan sujuva ja selkeä prosessi.

Kenelle erilaiset KYC-ratkaisut sopivat?

Meidän tekisi tietysti mieli suositella Netvisor KYCiä ihan joka iikalle – onhan se meidän mielestämme ylivoimaisesti kivoin tapa kycittää. 💛

Mutta tosissaan nyt: kenelle eri kycitystavat sopivat?

Excel-dokumentein ja omin tiedostoin tehtävä kycitys voi riittää yritykselle, jolla on vain muutamia asiakkaita ja runsaasti asiantuntijuutta (tai ainakin intoa lainsäädäntöön ja KYC-asioihin perehtymiseen). Samalla on hyvä varautua siihen, että oikeaoppinen dokumentaatio, jatkuva pakoteseuranta ja tietojen päivitys on hoidettu mallikkaasti. Mutta jos asiakkaita on kourallinen, kyllä käsin voi kycittää. Varmista vain, että prosessit on kunnossa ja ajasta kalenteriin muistutukset, milloin KYC-asioita pitää tarkastella. Äläkä unohda riskiarviota – sen puutteista on tullut viranomaisilta noottia.

Erilliset sähköiset työkalut sopivat yrityksille, jotka haluavat tehostaa jotain yksittäistä vaihetta – esimerkiksi henkilöllisyyden vahvistamista tai rekisterihakua – mutta eivät kaipaa kokonaisratkaisua. Käytössä on ehkä ite luotu sisäinen KYC-järjestelmä tai dedikoitu henkilö hoitaa asiakkaan tuntemista ja hänen työaikaansa voidaan käyttää KYC-prosessiin. Silloin tueksi voi ottaa esimerkiksi yritystietohakemistoja tai pakotelistojen monitorointiin suunniteltuja työkaluja. 

Netvisor KYC sopii yrityksille, jotka haluavat hoitaa kycityksen kerralla oikein: automatisoidusti, viranomaisvaatimukset täyttäen ja ilman turhaa käsityötä. Se säästää aikaa, vähentää virheitä ja tuo mielenrauhaa. Järjestelmä on suunniteltu erityisesti ilmoitusvelvollisille pk-yrityksille, kuten tilitoimistoille, tilintarkastajille, rahoitusalan yrityksille, isännöitsijöille, kiinteistönvälittäjille ja lakitoimistoille. Jos KYC-prosessin työjuhdaksi valitsee Netvisor KYCin, ei sen rinnalle tarvitse ottaa muita järjestelmiä. (Mutta se kuitenkin integroituu Netvisoriin ja Kohoon, ja myös API on saatavilla omia integraatioita varten!)

Ella-Roosa Koivupuro toimii sisältömarkkinoinnin asiantuntijana Netvisor KYCillä. Kokeneen kirjoittajan missiona on palastella monimutkaiset aiheet helposti pureskeltavaan muotoon.