Yksi tärkeimmistä rahanpesulain velvoitteista yrityksille on asiakkaan tuntemis-, eli KYC-velvoite (Know Your Customer). Se sisältää kaksi osaa; asiakkaan tunnistaminen ja tunteminen. On aivan eri asia tunnistaa asiakas kuin tuntea tämä oikeasti. Siinä missä tunnistaminen on kuin bongaisi tutut kasvot väkijoukosta, tunteminen vaatii vähän enemmän etsivän työtä.

Koko KYC-prosessin ytimessä on yrityksen oma riskiarvio, jossa määritetään mm. oman toiminnan riskit, millaisia asiakkaita yrityksellä on ja miten asiakkaiden riskit tunnistetaan. Riskiarvion perusteella voit suunnitella oikeasuhtaiset toimintaperiaatteet, menettelytavat ja valvonnan rahanpesulain noudattamiseksi.

Kun olet laatinut perusteellisen riskiarvion, jossa kerrotaan miten asiakkaat tunnistetaan ja heidän toimintaansa perehdytään, on asiakkaan toiminnan valvonta jatkossa selkeämpää. Huomaat poikkeavuudet helpommin, kun tiedät mikä asiakkaan toiminnassa on tavanomaista ja mikä ei.

Asiakkaan tunnistaminen

Asiakkaan tunnistaminen tarkoittaa asiakkaan henkilöllisyyden selvittämistä. Asiakkaan henkilöllisyys täytyy todentaa luotettavasta lähteestä peräisin olevasta asiakirjasta. Tämä voi olla esimerkiksi passi tai ajokortti.

Rahanpesulain näkökulmasta on tärkeää, että tunnistaminen on tehty ns. virallisesti. Vaikka kyseessä olisi lapsuuden paras kaveri tai oma sisko, hyvä etsivä ei koskaan oikaise mutkia, vaan dokumentoi kaiken huolellisesti.

Myös asiakkaan tosiasialliset edunsaajat täytyy tunnistaa ja todentaa heidän henkilöllisyytensä. Tosiasiallisella edunsaajalla tarkoitetaan henkilöä, joka esimerkiksi omistuksensa tai äänioikeutensa perusteella käyttää määräysvaltaa yrityksessä. Myös tosiasiallisten edunsaajien poliittinen vaikutusvalta täytyy selvittää sekä varmistaa, ettei edunsaajiin kohdistu pakotteita.

Yrityksen tai yhteisön todentamisasiakirjana voi käyttää kaupparekisteriotetta tai muuta vastaavaa otetta julkisesta rekisteristä. Myös yrityksen puolesta toimiva henkilö on tunnistettava ja henkilöllisyys todennettava sekä varmistettava, että tällä on oikeus edustaa yritystä. 

Etsivällä riittää siis töitä, jotta kaikki tarvittava tieto kaikista asiakkaista on lain mukaisesti kerätty ja tallennettu.

Asiakkaan tunteminen

Rahanpesulain tavoite on, että tunnet asiakkaasi liiketoimet kuin omat taskusi. Vain siten osaat napata kiinni kaikki epätavalliset liiketoimet. Jos asiakkaan toimet haiskahtavat oudoilta, on sinun tehtäväsi huomata se ja toimia sen mukaan. 

Velvoite on niin ehdoton, että jos et pysty toteuttamaan asiakkaan tuntemiseen liittyviä velvoitteita, et saa perustaa asiakassuhdetta.

Asiakkaan tunteminen tarkoittaa rahanpesulaissa asiakkaan ja hänen liiketoimiensa kokonaisvaltaista tuntemista. Sinun tulee asiakkaan tunnistamisen lisäksi esimerkiksi:

• arvioida, onko asiakassuhteeseen syytä soveltaa tehostettua tuntemismenettelyä
• hankkia tietoja asiakkaan ja tämän tosiasiallisen edunsaajan toiminnasta, seurata asiakkaan toimintaa ja selvittää poikkeavien liiketoimien taustoja
• noudattaa pakotesääntelyä ja jäädyttämispäätöksiä

Näitä velvoitteita tulee noudattaa riskiperusteisesti koko asiakassuhteen ajan, mikä tarkoittaa säännöllisiä asiakastietojen tarkistuksia ja päivityksiä. 

Sinun tulee mitoittaa asiakassuhteisiin liittyvät menettelytavat ja riskienhallinta asiakkaiden erityispiirteiden mukaisesti. Korkean riskin asiakkaisiin on noudatettava tehostettua tuntemismenettelyä, kun taas pienen riskin asiakkailla voit noudattaa yksinkertaistettua KYC-prosessia.

Ota KYC:in perusteet haltuun: Lue ilmainen opas

Selonottovelvollisuus on osa asiakkaan tuntemista

Selonottovelvollisuus liittyy asiakkaan tuntemiseen. Se tarkoittaa, että sinun on hankittava asiakkaan ja tämän tosiasiallisen edunsaajan toiminnasta hyvin tarkat tiedot. Näitä ovat mm. liiketoiminnan laatu ja laajuus, mitä liiketoiminta pitää sisällään ja kuinka liiketoimintaa harjoitetaan. 

Sinulla täytyy olla myös selkeä käsitys siitä, kuinka asiakas käyttää sinun tarjoamiasi tuotteita ja palveluita.

Selonottovelvollisuuteen kuuluu tärkeänä osana asiakkaan toiminnan seuranta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sinun tulee tuntea asiakkaasi liiketoiminta riittävän hyvin ja seurata asiakasta niin tiiviisti, että sinulla on edellytykset havaita, jos asiakkaan toiminta poikkeaa tavanomaisesta. 

Selonottovelvollisuus kattaa myös pakote- ja jäädytyslistatarkistukset. Listausten huomioiminen on pakollinen osa asiakkaan tuntemista. Lain mukaan sinulla on oltava keinot varmistaa, ettei asiakkaissasi ole pakotelistattuja henkilöitä tai yhteisöjä, ja ettei jokin heidän tuotteensa tai palvelunsa ole pakotesääntelyn kohteena. 

Käytännössä tämä tehdään vertaamalla pakotelistojen ja kansallisen jäädytyslistan nimiluetteloa asiakkaisiin. Tarkistukset on tehtävä uusille asiakkaille sekä kaikille asiakkaille aina, kun listat päivittyvät. Listat päivittyvät noin kerran viikossa, joten tarkistettavaa riittää.

Tuntemistietojen säilyttäminen

Rahanpesulain mukaiset asiakkaan tuntemista ja liiketoimia koskevat tiedot on pidettävä ajantasalla ja ne on säilytettävä tietoturvallisesti, erillään muista asiakastiedoista. Tiedot tulee säilyttää vielä vakituisen asiakassuhteen päättymisen jälkeenkin, vähintään viiden vuoden ajan. Yksi tapa näiden tietojen lain mukaiseen säilyttämiseen on tarkoitusta varten kehitetty ohjelmisto.

Asiakkaan tuntemista koskevista tiedoista on säilytettävä mm.:

• nimi, syntymäaika, henkilötunnus ja osoite
• yrityksen täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen 
• hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
• yrityksen toimiala
• tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus 
• tiedot henkilöllisyyden todentamisessa käytetystä asiakirjasta tai kopio asiakirjasta, jos asiakas on etätunnistettu
• tiedot asiakkaan toiminnasta; liiketoiminnan laatu ja laajuus, taloudellinen asema ja tiedot varojen alkuperästä

Tunne, älä luule tuntevasi

Tämä rahanpesulain ydinasia voi tuntua esimerkiksi pienessä tilitoimistossa hyvinkin turhauttavalta. “Kyllähän minä nyt asiakkaani tunnen. Olemme tehneet yhteistyötä jo 30 vuotta. Ei minun tarvitse tarkistella heidän henkkareitaan tai taustojaan.” 

Tämä onkin ehkä se yleisin harhaluulo rahanpesulakiin liittyen. 

Netvisor KYC selvitti vastikään, miten hyvin ilmoitusvelvolliset yritykset tuntevat rahanpesulakia ja vastausten perusteella vääriä luuloja on paljon ja tarkkaa tietoa vähän. 

Kyselyyn vastanneista yrityksistä 63% ilmoitti noudattavansa lakia täydellisesti. Kuitenkin, tarkemmin asiaa kysyttäessä esimerkiksi lain mukaan pakolliset tehostettu KYC-prosessi ja kirjallinen asiakkaan riskiarvio löytyvät alle kolmannekselta vastaajista. 

Avoimissa vastauksissa paljastuu tiedon puutteen karuus. 

“Ei minun tarvitse tarkistaa asiakkaan tietoja, koska tunnen asiakkaani henkilökohtaisesti.”

“Ei meidän tarvitse tehdä pakote- ja jäädyttämislistatarkistuksia, koska asiakkaamme eivät ole riskiasiakkaita.”

“Laki kieltää asiakkaan tietojen keräämisen ja tallentamisen.”

Rahanpesulaki on kuitenkin hyvin yksiselitteinen. Kaikki velvoitteet koskevat kaikkia ilmoitusvelvollisia ja vain selvittämällä, tarkistamalla ja dokumentoimalla voit olla aivan varma.

Lakia noudattamalla varmistat myös oman selustasi. Sen noudattaminen on kuin kypärä moottoripyöräilijälle – se pitää sinut turvassa kaarteissa ja kurveissa. Kaikki tarkistukset ja dokumentoinnit eivät ehkä tunnu mukavilta, mutta kun tilanne kiristyy, olet iloinen, että noudatit sääntöjä.

Osan velvoitteista voi varmasti hoitaa manuaalisesti, mutta esimerkiksi pakote- ja jäädytyslistatarkistusten teko viikoittain ja tietojen säilyttäminen tietoturvallisesti erillään muista asiakastiedoista, voivat aiheuttaa haasteita ilman tarkoitukseen kehitettyä ohjelmistoa ja sen tarjoamaa automaatiota.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.