Netvisor KYC teki Laskukauppa.comin riskienhallinnasta helpompaa

“Oloni on turvallinen, kun tiedän että asiakkaan tunteminen on meillä hyvin hoidossa. Data on tallessa yhdessä paikassa, sitä käsitellään oikein ja kaikki on dokumentoitu kuten pitää. Sellaiset liiketoimintaamme uhkaavat riskit, jotka kytkeytyvät KYCiin, ovat hallinnassa”,  sanoo Laskukauppa.comin toimitusjohtaja Mika Hanni.

Laskukauppa.com (OTC Rahoitus Oy) tarjoaa yrityksille joustavia rahoitusratkaisuja, kuten laskurahoitusta, factoring-rahoitusta ja suoria lainoja. Sen palveluja tarvitaan, kun yrityksellä on akuutti käyttöpääoman tarve, olipa syynä sitten toiminnan kausiluontoisuus tai voimakas kasvuvaihe markkinoilla.

“Asiakkaamme edustavat toimialoja laidasta laitaan. Luottopäätöstä tehdessä meidän on pakko kerätä hyvin monenlaisia tietoja. Henkilöiden vahvan tunnistamisen lisäksi täytyy ymmärtää, millainen omistusrakenne yrityksellä on, miten liikevaihto tai kassavirta muodostuu sekä keitä todellisuudessa on yhtiön taustalla”, Hanni luettelee.

Pahimmillaan KYC-velvoitteiden laiminlyöminen voi aiheuttaa erittäin vakavia ongelmia liiketoiminnalle. Niin voisi käydä, jos esimerkiksi tilisiirtovaiheessa pankki nostaisi esiin isoja punaisia lippuja. Asiakkaiden tuntemista tarvitaan läpi koko prosessin asiakkuuden perustamisesta lähtien. Se ulottuu koko rahoitusprosessiin, eli yksittäisten laskujen rahoittamiseen tai lainojen ulosmaksuihin.  

“KYC-velvoitteet on kirjattu lakiin. Niihin kuuluu samalla monta asiaa, joista meidän pitäisi joka tapauksessa ottaa selvää. Tarvitsemme hyvin monenlaisia tietoja, jotta pystymme arvioimaan asiakkaan maksukykyä ja riskitasoa.”

Tuntemistiedot helposti ja nopeasti saatavilla

Laskukauppa.com päätyi Netvisor KYCiin etsiessään modernia tapaa kerätä ja käsitellä KYC-tietoja.

“Aiemmin asiakkaan tuntemista koskevat tiedot olivat räjäytettyinä useisiin dokumentteihin.  Kysyimme samankaltaisia asioita kuin nytkin, tosin suppeammin. Eri tiedostot kasattiin asiakkaan kansioon. Datan hallinnointi oli hajanaista ja aikaavievää. Jos halusi koota kaiken yhdeksi paketiksi, piti yhdistellä jopa kymmenen tiedostoa keskenään. Ja koko ajan yllä häilyi riski siitä, että jokin osa-alue ei välttämättä ollutkaan täysin kunnossa”, Hanni kuvailee.

Tietojen kokoamisen helppous sekä turvallinen säilytys painoivat vaakakupissa, kun Laskukauppa.com vertaili vaihtoehtoja KYC-prosessin hoitamiseen:

Kiinnostuin Netvisor KYCissä erityisesti siitä, että saimme kaiken asiakkaan tuntemiseen liittyvän datan yhteen paikkaan.

Asiakkaan antamat tuntemistiedot tallentuvat suoraan palveluun perustietopyyntöön liittyvän linkin kautta. Niitä täydennetään automaattisilla rekisterihauilla, ja kokonaiskuvan perusteella syntyy arvio siitä, milloin seuraava tarkastelukierros on syytä tehdä. Ohjelmisto muistuttaa, kun on tietojen päivittämisen aika. Ratkaisu on asiakkaankin näkökulmasta helppokäyttöinen – kukaan tuskin kaipaa pitkää sähköpostihumppaa.

Työntekijöiden aikaa säästyy sekä KYC-rutiinien aikana että myöhemmin, jos asiakkaiden tiedot täytyy löytää nopeasti esimerkiksi viranomaisen tarkastusta varten.

Pakotelistatarkistuksissa sähköinen palvelu on ehdoton

Rahanpesun ehkäisyä koskeva lainsäädäntö on laajentunut paljon. Viimeisimpiin lisäyksiin kuuluu velvoite tarkastella pakotelistoja säännöllisesti – jopa viikoittain – omia asiakastietoja vasten. Se laittaa otsat rypistymään. Miten kaiken voi hoitaa oman liiketoiminnan ohessa?

Netvisor KYC on auttanut tiukennuksiin vastaamisessa. Ilman sähköistä toimintamallia olisi erittäin vaikeaa tai jopa mahdotonta täyttää kaikki laista nykyisin löytyvät velvoitteet

Hän muistuttaa, miten äärimmäisen tärkeää juuri pakotelistojen tarkistaminen on Laskukauppa.comin oman liiketoiminnan kannalta:

“On erittäin kätevää, että automaattinen pakote- ja sanktiolistojen tarkistus on mukana ohjelmistossa. Emme voi tehdä vahingossakaan virhettä, että lähtisimme rahoittamaan listoilta löytyvän yrityksen toimintaa.”

Tässä vaiheessa sähköinen KYC-prosessi alkaa kuulostaa itsestäänselvältä valinnalta. Käytännöt ovat silti hyvin kirjavat, Hanni muistuttaa:

“Tiedän, että moni ilmoitusvelvollinen hoitaa velvoitteita edelleen manuaalimallilla. Siihen liittyy korkeita riskejä.”

Asiakkaatkin voivat olla turvallisin mielin

Mika Hannin luotsaamalle rahoitusyhtiölle jämpti kycitys on vastuullisuutta kaikkia asiakkaita kohtaan.

“Teemme  vuoden tai parin vuoden pituisia sopimuksia. Jos rahaliikenteemme hidastuisi tai vaikeutuisi äkillisesti, aiheutuisi siitä väistämättä ongelmia asiakkaillemme.  Sellaisessa tilanteessa asiakkaiden täytyisi järjestellä rahoituksensa uusiksi hyvin nopeasti, mikä ei  välttämättä ole kovin helppoa.  Myös asiakkaiden näkökulmasta on siis hyvä asia, että rahoituskumppanilla on käytössä kattava sähköinen palvelu kaikkien asiakkaiden tuntemiseen.”

Ja kun rutiinit on automatisoitu, asiakkaat saavat enemmän huomiota ja huolenpitoa:

“Käytämme ohjelman käytöstä syntyvän ajansäästön myyntityöhön ja nykyisen asiakaskannan hoitamiseen. Ohjelmisto on todellakin ollut meille hyvä investointi”, Hanni summaa.

Kerää KYC-tiedot sekä kattavasti että helposti:

Netvisor KYC on markkinoiden kattavin KYC-palvelu. Meidän tavoitteemme on tehdä rahanpesulain noudattamisesta helppoa ja nopeaa - sinulle ja asiakkaallesi.