KYC-lomake helpottaa asiakkaan tuntemistietojen keräämistä – lataa mallipohja
Rahanpesulain velvoittamien yritysten on tunnettava asiakkaansa, näin sanoo lain kirjain. Ja jotta asiakkaiden tunteminen onnistuu, on asiakkaalta pyydettävä tiettyjä tietoja. Tietojen keräämiseen on eri tapoja: voit käyttää KYC-palvelua tai lähettää oman KYC-lomakkeen asiakkaalle.
Tässä artikkelissa:
Mikä on KYC-lomake?
KYC-lomake tai KYC-kysely on tietopyyntö, jolla keräät asiakasta tarvittavat tuntemistiedot.
Rahanpesulaki velvoittaa ilmoitusvelvollisia yrityksiä (kuten tilitoimistoja, luotto- ja sijoitusyhtiöitä, lakitoimistoja ja kiinteistönvälittäjiä) tunnistamaan ja tuntemaan asiakkaansa.
Kun tunnistat asiakkaasi vahvasti ja ymmärrät heidän liikentoimintaansa, pystyt tunnistamaan riskiasiakkaat tai havaitsemaan poikkeavuudet liiketoimissa – ja näin estää rahanpesua ja terrorismin rahoittamista.
Laki ei suoraan määrittele, että ilmoitusvelvollisten pitää kerätä tuntemistiedot juuri KYC-lomakkeella, mutta se on helppo apuväline, jolla varmistat, että kaikki olennainen tieto tulee kaavittua kokoon.
Tyyli on vapaa: paperipostia saa lähettää, mutta helpointa on lähettää sähköinen KYC-kysely.
💡 Vinkki! Netvisor KYCissä voit hakea osan asiakastiedoista rekistereistä ja helpottaa asiakkaan työtä. Lähetä esitäytetty KYC-lomake asiakkaalle, asiakas täyttää puuttuvat tiedot ja KYC-prosessi on nopeasti taputeltu.
Lue myös: Asiakkaan tunnistaminen ja tunteminen rahanpesulaissa – mitä eroa näillä on?
Mitä tietoja KYC-kyselyssä on hyvä selvittää?
Yritysasiakkaalta pitää kerätä KYC-prosessissa henkilötietoja, yrityksen perustiedot sekä tosiasiallisten edunsaajien tiedot. Kyseessä ei ole vain lista tietoja, jotka käsitellään autopilotilla: koko prosessin ideana on aidosti ymmärtää asiakasyrityksen liiketoimintaa, ei vain listata edunsaajien nimiä.
💡 Huom! Eri toimialoilla voi olla erityisiä tarpeita liittyen siihen, mitä tuntemistietoja asiakkaalta kysytään perusasioiden lisäksi. Esimerkiksi pankki kysyy tarkemmin tietoja rahojen alkuperästä. Olennaista on, että tiedät mitä juuri sinun tulee kysyä asiakkailtasi. Ja tässäkin auttaa oman toiminnan riskiarvio.
Asiakkaan perustiedot
Aloitetaan perusasioista. Kysy ainakin asiakkaan nimi, syntymäaika, henkilötunnus ja osoite. Tiedustele samalla, onko asiakas poliittisesti vaikutusvaltainen eli PEP-henkilö tai PEP-henkilön perheenjäsen tai yhtiökumppani.
Henkilöllisyyden todennus
Vaikka voisi olla houkuttelevaa kysellä kaverin suosittelua, pitää asiakkaalta pyytää henkkarit. Tai vielä helpompaa: tarjoa asiakkaalle vahva sähköinen tunnistus eli tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Ja muistathan merkitä ylös, miten todennus tehtiin: tiedot henkilöllisyyden todentamisessa käytetystä asiakirjasta tai kopio asiakirjasta, jos asiakas on etätunnistettu.
Yrityksen perustiedot
Kun asiakkaanasi on yritys, on tärkeää, että sinulla on firmasta perussetti hallussa. Tähän kuuluvat yrityksen täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen sekä yrityksen toimiala.
Edunsaajien tiedot
Samalla kun tutustut yritykseen, varmista, että tiedät, keitä kulissien takana häärii. Tunnista tosiasialliset edunsaajat (yli 25 % yrityksestä omistavat henkilöt, hallitus, tai toimitusjohtaja) ja heidän henkilöllisyytensä. Ota talteen tosiasiallisten edunsaajien nimet, syntymäajat, henkilötunnukset ja kansalaisuudet.
Tiedot yritystoiminnasta
Tässäpä se KYC-prosessin pihvi: mitä asiakasyritys tekee? Millaista heidän liiketoimintansa on, ketkä ovat heidän asiakkaitaan, millaisia rahasummia bisneksissä liikkuu?
Kerää tietoa liiketoiminnan laadusta, laajuudesta ja taloudellisesta asemasta sekä tiedot varojen alkuperästä.
Kysymällä oikeita asioita ymmärrät oikeasti asiakkaan toimintaa. Ja kun ymmärrät toimintaa, pystyt myös havaitsemaan mahdolliset poikkeamat liiketoiminnassa (ja tekemään tarvittaessa rahanpesuilmoituksen).
Muista tarkistaa asiakas pakotelistoja vastaan
Asiakkaan tuntemisen lomakkeen täyttäminen on ensimmäinen steppi. Sen lisäksi sinun pitää varmistaa, ettei asiakastasi löydy jäädytys- tai pakotelistoilta. Tsekkaa siis sekä yritys että sen omistajat ja tosiasialliset edunsaajat pakotelistoja vastaan.
Pakotteiden tarkistaminen ei ole vain kertaluonteinen tehtävä. Listat päivittyvät säännöllisesti, joten pakotemonitoroinnin pitäisi olla jatkuvaa.
Listojen syynääminen käsin on kuitenkin melkoinen urakka. Apuun tulee automaattinen pakoteseuranta, joka löytyy esimerkiksi Netvisor KYC -palvelusta. Järjestelmä vertaa asiakaslistaasi jatkuvasti eri pakotelistoihin ja hälyttää, jos osuma sattuu kohdalle.
Päästä itsesi helpommalla – lataa KYC-lomakkeen mallipohja
Valmiina kycittämään kunnolla? Teimme avuksesi KYC-lomakkeen mallipohjan. Mutta ensin pieni muistutus: kyseessä on geneerinen KYC-kyselyn pohja, jota voit käyttää mallina, mutta sinun täytyy itse tunnistaa, mitä tietoja sinun yrityksesi pitää kysyä asiakkailta. Muokkaa mallipohja siis omaan toimintaasi sopivaksi.
Lataa mallipohja (PDF)
Tai päästä itsesi vielä helpommalla ja ota käyttöön KYC-palvelu, joka helpottaa ja automatisoi asiakastietojen keräämistä. Netvisor KYCissä on eri toimialoille suunniteltuja KYC-kyselypohjia, joten jokaiselle löytyy oikea asiakkaan tunnistamisen lomake. Ja totta kai pohjat ovat räätälöitävissä.
Netvisor KYC on markkinoiden kattavin KYC-palvelu. Meidän tavoitteemme on tehdä rahanpesulain noudattamisesta helppoa ja nopeaa - sinulle ja asiakkaallesi.
