Relionin KYC-prosessi rullaa raiteillaan automaation avulla

“Taloushallintourani aikana sitä on joutunut käyttämään kaikenlaisia järjestelmiä. Netvisor KYC on helppokäyttöinen: asiakkaan viemisen jälkeen järjestelmä ohjaa prosessissa eteenpäin niin, ettei asiakkaan tuntemisen prosessiin tarvitse kauheasti omaa aikaa käyttää”, kertoo Minna Roiha, Relionin taloushallinnon asiantuntija ja kirjanpitäjä.

Relion on valtakunnallisesti toimiva tilitoimisto, joka tarjoaa asiakkailleen tilitoimistopalveluiden lisäksi asiantuntevaa tukea muun muassa verotuksessa ja verosuunnittelussa, lakiasioissa, HR-vastuissa, taloushallinnon automaatioissa ja integraatioissa. Netvisor KYC on jo pitkään toiminut Relionin luottopakkina KYC-prosessien tehostamisessa varmistaen lähes 500 asiakkaan tuntemisen rahanpesulain vaatimusten mukaisesti.

Netvisor KYCin sähköinen KYC-ohjelmisto tukee Relionin tavoitetta automatisoida rutiineja, jotta asiantuntijat voivat keskittyä asiakkaidensa liiketoiminnan kannalta olennaisiin asioihin.

Sähköinen KYC-järjestelmä pysyy kehittyvän lainsäädännön kelkassa

Aiemmin asiakkaiden tunteminen hoidettiin kyselyllä, jonka asiakkaat täyttivät ja sähköisesti allekirjoittivat toimeksiantosopimuksen solmimisen yhteydessä. Asiakkaan tuntemista koskevien vaatimusten kasvaessa, etenkin rahanpesulain myötä, alettiin Relionilla etsiä ratkaisua asiakkaan tuntemisen sähköistämiseksi ja automatisoimiseksi. 

Relionin palvelupäällikkönä ja kirjanpitäjänä toimiva Netvisor KYCin pääkäyttäjä, Laura Matikainen, avaa aikaisemman menetelmän kipukohtia:

– Se, mitä meidän aiemmassa asiakkaantuntemislomakkeessa kysyttiin, oli aika suppeaa. Melkein voitaisiin puhua ainoastaan asiakkaan tunnistamisesta: saimme sillä selville, kuka asiakas on ja ketkä ovat asiakasyrityksen tosiasialliset edunsaajat. Isoin kompastuskivi oli kuitenkin pitkäaikaisten asiakkuuksien hallinnassa. Vaikka niistäkin tehtiin dokumentointia, se ei olisi yltänyt lain vaatimalle tasolle.

Lue myös: Asiakkaan tunnistaminen ja tunteminen rahanpesulaissa – mitä eroa näillä on?

Kehittynyt rahanpesulainsäädäntö pakotti yrityksen miettimään uusia polkuja:

– Pääsyy sähköisen KYC-järjestelmän hankintaan oli omien rajojemme tunnistaminen. Kun pakottavat velvoitteet tulivat, ymmärsimme nopeasti, ettei meillä ikimaailmassa olisi resursseja selvitä niistä ilman sähköistä järjestelmää. Esimerkiksi jatkuva pakotelistojen tarkastelu manuaalisesti olisi mahdotonta – siinähän menisi ikä ja terveys! Matikainen jatkaa ja lisää:

Totta kai järkevintä oli hankkia työkalu, jolla KYC-prosessin voi automatisoida.

Ratkaisua etsittäessä pöydällä oli kaksi vaihtoehtoista palveluntarjoajaa. Matikaisen mukaan Netvisor KYC osoittautui nopeasti luonnolliseksi valinnaksi yritykselle, joka on jo pitkään toiminut Netvisorin tilitoimistokumppanina. Visma ohjelmistotalona oli entuudestaan tuttu ja luotettava kumppani, mikä teki päätöksestä helpon.

Kycitys kehrää automaation avulla

Minna Roiha, Relionin kirjanpitäjä ja myyntivastaava, hyödyntää Netvisor KYCiä uusien asiakkaiden kycittämisessä: 

– Olen erityisesti pitänyt siitä, kuinka järjestelmä puhuu PRH:n ja YTJ:n kanssa siten, ettei itselle jää paljon manuaalista työtä tietojen täyttämisessä. Järjestelmä hakee automaattisesti tietoja rekistereistä, joten ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Myös tietopyynnön lähettäminen on sujuvaa ja nopsakkaa.

Matikainen yhtyy Roihan kommentteihin asiakkaiden jouhevasta tuomisesta järjestelmään sekä mahdollisuudesta hakea tietoja napin painalluksella PRH:sta. Hän nostaa esiin myös, kuinka järjestelmän automaattiset muistutukset pitävät hänet ajan tasalla:

– On mahtavaa, että järjestelmä pysyy reaaliajassa ja ilmoittaa, jos jokin asia on muuttumassa. Saan sähköpostiini yhteenvedon viikoittain siitä, mitä järjestelmässä tapahtuu. Hyvä heräte pitää KYC mielessä! 

Netvisor KYCin automaation tuomat edut ovat innostaneet Relionia kehittämään KYC-prosessejaan entistä automatisoidummiksi:

– Nyt on jo selkeästi huomattu, että kaikki manuaalisesti käsiteltävä tieto vie paljon aikaa muulta työnkuvaan kuuluvalta tekemiseltä, etenkin, kun asiakaskunta kasvaa. Siksi seuraava askeleemme on laajentaa yhteistyötä Netvisor KYCin kanssa integraation käyttöönotolla. Sen avulla voimme varmistaa, että jokainen asiakas siirtyy päätyökalustamme kycitettäväksi Netvisor KYCiin. Asiakasmäärien kasvaessa integraatio on jo lähes “must have”, Matikainen pohtii.

Lue lisää: Integraatio yhdistää KYC-prosessin päivittäiseen asiakkuudenhallintaan

Vaivaton prosessi ja räätälöity ratkaisu

Netvisor KYC mahdollistaa KYC-prosessin nopeuttamisen usealla tapaa. 

Automaatio-ominaisuudet, kuten pakote- ja sanktiolistatarkistukset sekä automaattimuistutukset, vähentävät manuaaliseen työhön käytettyä aikaa. Järjestelmän avulla pidät huolen, että kaikki asiakkaan tuntemisen velvoitteet täyttyvät aivan KYC-prosessin alusta sen loppuun.

Sekä Roiha että Matikainen korostavat järjestelmän helppokäyttöisyyttä.

– Taloushallintourani aikana sitä on joutunut käyttämään kaikenlaisia järjestelmiä. Netvisor KYC on helppokäyttöinen: asiakkaan viemisen jälkeen järjestelmä ohjaa prosessissa eteenpäin niin, ettei asiakkaan tuntemisen prosessiin tarvitse kauheasti omaa aikaa käyttää. Omaa toimintaani on sujuvoittanut se, että käytössä on vain yksi ohjelma, jossa asiakkaan kycitys voidaan käsitellä alusta loppuun asti, kertoo Roiha.

Järjestelmää on myös helppo mukauttaa käyttäjänsä näköiseksi – yritys voi esimerkiksi luoda räätälöityjä sähköpostipohjia tietopyyntöjä varten.

Jos pitäisi kuvailla Netvisor KYCiä yhdellä sanalla, se olisi ehdottomasti helppokäyttöinen. Olen ollut myös tyytyväinen siihen, miten järjestelmä mahdollistaa helpon räätälöinnin.

Lue lisää Netvisor KYCin ominaisuuksista: Automatisoitu KYC

Netvisor KYC tukee asiakaslähtöistä tekemistä

Relionin toimintaa ohjaa ymmärrys yrittäjien ja kasvuyhtiöiden tarpeista. Netvisor KYCin automaattinen rekisterihaku on tukenut Relionia asiakaslähtöisessä tekemisessä:

– Olemme voineet helpottaa asiakkaan työsarkaa tuntemislomakkeen täyttämisessä hakemalla tosiasialliset edunsaajat ja hallituksen jäsenet suoraan rekistereistä. Asiakkaan tehtäväksi jää vain näiden tietojen tarkastaminen, Matikainen selventää.

Netvisor KYC on antanut Relionille varmuuden siitä, että kycittäminen suoritetaan lainmukaisesti. Roiha kuitenkin huomauttaa, että rahanpesulain velvoitteiden täyttäminen ei ole tilitoimiston ainoa tehtävä: kaiken keskiössä ovat asiakkaat.

– Järjestelmää käyttäessä alkaa itsekin pohtia asiakkuuksia syvemmältä. Kycittäessä huomio kiinnittyy yhä tarkemmin asiakkaiden rahavirtoihin ja toimintaan, Roiha kertoo ja lisää:

Kirjanpito ei enää tänä päivänä ole vain aineistojen tallentamista paikasta A paikkaan B. Viranomaisvelvoitteiden lisäksi on äärettömän tärkeää tuntea omat asiakkaat ja heidän toimintaympäristönsä riskit. Tällöin yhteistyön syventäminen helpottuu huomattavasti.

Rahanpesulaki on ja pysyy hallinnassa

Netvisor KYCin apu rahanpesulain vaatimuksiin vastaamisessa nousee esiin etenkin asiakkaantuntemislomakkeen perinpohjaisuudessa. 

– Olimme aikaisemmin kyllä kirjoittaneet asiakaskortteja perustuen sekä omiin näkemyksiimme että kirjanpidon perusteella saatuihin tietoihin, esimerkiksi liittyen ulkomailla oleviin pääomasijoituksiin. Mutta meiltä puuttui asiakkaan näkökulma – heidän varmennuksensa. Netvisor KYCin asiakkaantuntemislomakkeelta saamme kaikki vaaditut tiedot aina henkilötiedoista pääomasijoituksiin sekä toimialoihin, Matikainen kertoo.

Lisäksi pakotelistatarkastukset ja automaattinen riskiluokittelu ovat nopeuttaneet ja helpottaneet Matikaisen kycitystä. Hän arvostaa myös mahdollisuutta lisätä omia kommentteja asiakaskorteille, mikä tehostaa edelleen automaattisen järjestelmän ylläpitämää seurantaa. 

Netvisor KYC on sujuvoittanut, yksinkertaistanut ja helpottanut Relionin toimintaa. Matikainen summaa:

Kyse ei ole enää ainoastaan asiakkaan tunnistamisesta: nyt teemme oikeita asioita rahanpesulain vaatimusten suhteen siten, että aikaa jää myös varsinaiselle työlle!

Netvisor KYC on markkinoiden kattavin KYC-palvelu. Meidän tavoitteemme on tehdä rahanpesulain noudattamisesta helppoa ja nopeaa - sinulle ja asiakkaallesi.