Rotio tunnetaan hyvistä neuvoista – Netvisor KYC vapauttaa niille aikaa

“Netvisor KYC on meille kannattava investointi, ilman muuta”, sanoo Rotion toimitusjohtaja Veli-Matti Ollikainen. Yhtälö on yksinkertainen, kun työaikaa vapautuu toistuvista töistä syvälliseen analyysiin.

Rotio on taloushallinnon, verotuksen ja juridiikan palveluja tarjoava yritys, joka on kasvanut viiden toimintavuotensa aikana nopeasti. Neljän perustajan ja yhden työntekijän toimistosta on tullut jo noin 40 asiantuntijan työyhteisö.

Juuri asiantuntijuuteen rotiolaiset haluavat keskittyä. Siksi Netvisor KYC on löytynyt yhtiön työkalupakista aivan alusta asti.

“Tavoitteemme on automatisoida kaikki, mikä on mahdollista”, kertoo Veli-Matti Ollikainen, Rotion toimitusjohtaja. “Automaatio ei ole itseisarvo. Prosesseissa on oltava tarkistuspisteitä, joihin ihminen ottaa kantaa, mutta niiden ulkopuolella yritämme minimoida ihmisten tekemän manuaalisen työn.”

Äkkiseltään saattaisi luulla, että robotiikan ja automaation nimeen vannova yritys pyrkii vain tekemään määrällisesti enemmän ja nopeammin. Ollikainen katsoo vapautuvaa työaikaa toisesta näkökulmasta:

“Meille jäävän työajan arvo nousee. Valmiin materiaalin pohjalta voimme tehdä analyyseja – se on sitä korvien välissä tapahtuvaa työtä, jota on vaikeaa ulkoistaa robotille. Pystymme antamaan neuvoja, jotka tuovat todellista lisäarvoa asiakkaan liiketoimintaan.”

Kattava tiedonhaku vainuaa ongelmat yli rajojen

KYC-velvoitteita liittyy sekä yritysjärjestely- ja verotusneuvontaan että päivittäisen taloushallinnon palveluihin. Toisin sanoen Rotiolla ollaan hyvin perillä rahanpesulaista ja sen vaatimuksista.

“Erityisesti yrityskaupoissa osapuolten kytkökset ja tosiasiallisten edunsaajien tiedot ulottuvat toisinaan Suomen rajojen yli. On hyvä, että Netvisor KYC pystyy haistelemaan kotimaisten lisäksi myös kansainvälisiä tietoja”, Ollikainen kiittää.

“Joka tapauksessa meidän on selvitettävä osapuolten taustatietoja: kuka on oikeasti kyseessä, mitä vastuuhenkilöt tekevät. Palvelun löydösten perusteella vastaan on tullut yksittäisiä tapauksia, joissa on jouduttu käyttämään tarkkaa harkintaa ja tekemään ilmoituksiakin.”

Netvisor KYCin esiin kaivamat tiedonmurut voivat olla kriittisen tärkeää tietoa esimerkiksi asiakkaalle, joka harkitsee yritysostoa. Joskus taas asiakkaan omista toimista nousee esiin pientä palaneen käryä.Murusiin ei tarvitse tyytyä, sillä Netvisor KYCillä on mahdollista luoda kokonaiskuva koko asiakaskunnan tilanteesta. Se auttaa myös lakisääteisen riskiarvion laatimisessa.

“Kun tunnistamme riskit ajoissa, turvaamme oman liiketoimintamme selustan”, Ollikainen huomauttaa.

Tehoa asiakkuuden avaamiseen ja pakotelistojen seurantaan

Osa Rotion toimeksiannoista on tarkkarajaisia projekteja, osa taas jatkuvaa taloushallintopalvelua. Kummassakin lajityypissä Netvisor KYC pääsee tositoimiin alkumetreistä asti:

• Uuden asiakkuuden aloitus seuraa tarkkaa marssijärjestystä. KYC-prosessi on osa sitä. 
• Vastuuasiantuntija huolehtii sopimukset kuntoon ja kokoaa tiimin. Hän huolehtii myös tuntemistietojen keräämisestä. Palvelun käyttö on siis tuttua varsin monelle rotiolaiselle.
• Jatkuvien asiakkuuksien perustiedot päivitetään ajan tasalle riskiperusteisesti esimerkiksi 1–3 vuoden välein. Järjestelmä auttaa huomaamaan, mitkä asiakkaista vaativat tiiviimpää seurantaa.
• Kun yhteistyö päättyy tai lain vaatima tuntemistietojen säilytysaika umpeutuu, tiedot poistuvat. Tässä auttaa Netvisor KYCin ominaisuus, jossa tiedot voi määritellä jo etukäteen vanhentumaan tiettynä ajankohtana. 

Kansainväliset pakote- ja sanktiolistat päivittyvät jatkuvasti. Rahanpesulaki vaatii ilmoitusvelvollisia tarkistamaan asiakkaiden tietoja säännöllisesti niitä vasten. Ilman KYC-palvelua se olisi erittäin haastavaa, Ollikainen sanoo:

“Vaatisi runsaasti henkilöstön koulutusta, että pystyisimme hakemaan pakotteisiin liittyvän tiedon oikeista tietokannoista. Ja itse tiedonhakutyö veisi tietysti todella paljon resursseja.”

Aikaa säästetään silläkin, että kaikki yrityksen keräämä KYC-data löytyy helposti ja nopeasti yhdestä paikasta.

Lue myös: Kaikki, mitä tilitoimiston tulee tietää KYCistä ja AMLstä

Jatkuvasti kehittyvä ohjelmisto

Rotiolle on ehtinyt kertyä vuosien aikana rutkasti kokemuksia Netvisor KYCin käytöstä, ja juuri käytännön kokemuksen kautta on syntynyt myös ideoita uusiksi ominaisuuksiksi. Yhteisen kehittämisen hedelmistä pääsevät nyt hyötymään kaikki palvelun käyttäjät. 

“Aloite saattaa tulla asiakkaidemme tarpeista tai siitä, että huomaamme jonkin haasteen omassa työssämme”, Ollikainen kertoo. “Nyt kehitteillä on eri yhtiömuotoihin liittyviä ominaisuuksia, jotka nopeuttaisivat KYC-prosessia entisestään. Osakeyhtiön, toiminimiyhtiön tai kolmannen sektorin toimijan kohdalla vaaditut tiedot ovat aina hieman erilaisia keskenään.”

KYC-ohjelmisto on joka sentin arvoinen investointi

Miksi Rotio on halunnut kycittää erillisellä palvelulla sen sijaan, että olisi rakentanut automaatiot alusta asti itse? Vastaus on yhdistelmä monipuolisuutta ja viisasta resursointia, sanoo Veli-Matti Ollikainen:

“Netvisor KYC on ilman muuta investointi, joka on kannattanut. Järjestelmä automatisoi työvaiheita, hakee dataa monista eri lähteistä, muistuttaa tarkistuspisteistä tai tietojen poistosta, minimoi inhimilliset virheet ja säästää aikaa. Itse tehtynä vastaavan rakentaminen tulisi hyvin kalliiksi.”

Miten monimutkaisten KYC-tietojen keräämisestä tehdään vaivatonta?

Netvisor KYC on markkinoiden kattavin KYC-palvelu. Meidän tavoitteemme on tehdä rahanpesulain noudattamisesta helppoa ja nopeaa - sinulle ja asiakkaallesi.