Näin tunnistat asiakkaan tosiasialliset edunsaajat (ja vältät rahanpesun riskit)
Rahanpesulaki edellyttää, että ilmoitusvelvolliset yritykset tuntevat asiakkaansa, ja tärkeä osa tätä prosessia on tosiasiallisten edunsaajien tunnistaminen. Mutta miten tunnistaa oikeat henkilöt omistusrakenteiden takaa?
Lue alta, kuka on tosiasiallinen edunsaaja ja miten tosiasialliset edunsaajat pitää käsitellä osana KYC-prosessia.
Tässä artikkelissa:
- Kuka on tosiasiallinen edunsaaja?
- Tosiasialliset edunsaajat KYC-prosessissa
- PEP-henkilö tosiasiallisena edunsaajana
- Miten tosiasiallinen edunsaaja tunnistetaan käytännössä?
Kuka on tosiasiallinen edunsaaja?
Tosiasiallinen edunsaaja tarkoittaa luonnollista henkilöä, joka omistaa yrityksen tai käyttää siihen tosiasiallista määräysvaltaa suoraan tai epäsuorasti. Käytännössä se viittaa henkilöihin, jos omistus tai äänivalta yrityksessä on yli 25 %. Henkilö on tosiasiallinen myös silloin, jos hän käyttää jollain muulla syyllä tosiasiallista valtaa yrityksessä.
Jos yrityksellä ei ole omistukseen tai äänivaltaan perustuvaa tosiasiallista edunsaajaa, edunsaajaksi katsotaan hallitus tai yrityksen toimitusjohtaja.
Yritysten tulee ilmoittaa tosiasialliset edunsaajansa kaupparekisteriin, jota ylläpitää Patentti- ja rekisterihallitus (PRH).
KYC-prosessissa on tunnistettava asiakkaan tosiasialliset edunsaajat
Sitten lain velvoitteisiin. Rahanpesulain mukaiset ilmoitusvelvolliset yritykset (kuten tilitoimistot, lakitoimistot ja rahoitusalan yritykset) ovat velvollisia tunnistamaan asiakkaidensa tosiasialliset edunsaajat.
Tämä tarkoittaa käytännössä, että sinun pitää kerätä kaikista edunsaajista ainakin seuraavat tiedot:
- nimi
- syntymäaika
- henkilötunnus
- kansalaisuus.
Rahanpesulain mukaan “ilmoitusvelvollisen on tunnistettava ja pidettävä yllä riittäviä, tarkkoja ja ajantasaisia tietoja asiakkaan tosiasiallisista edunsaajista ja tarvittaessa todennettava näiden henkilöllisyys.”
Toisin sanoen: kertatsekkaus ei riitä. Tietoja pitää tarkistaa ja päivittää säännöllisesti, jotta ne ovat varmasti ajan tasalla.
Laki sanoo hieman laveasti, että edunsaajien henkilöllisyys on vahvistettava tarvittaessa. Milloin tämä tarvittaessa sitten toteutuu? Siihen otat kantaa omassa riskiarviossasi. Arvioi, millaisissa tilanteissa tai millaisten asiakkaiden kohdalla tosiasiallisten edunsaajien henkilöllisyys on todennettava.
PEP-henkilö tosiasiallisena edunsaajana edellyttää lisätoimia
Laki sanelee, että poliittisesti vaikutusvaltaisiin henkilöihin (PEP-henkilö) pitää kiinnittää vähän ekstrahuomiota. Jos asiakas tai hänen tosiasiallinen edunsaajansa on poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (tai hänen lähipiiriään), peliin astuvat erityisvaatimukset:
1) ylemmän johdon on hyväksyttävä asiakassuhteen aloittaminen
2) asiakassuhteeseen ja liiketoimeen liittyvien varojen alkuperä on selvitettävä
3) asiakassuhdetta on seurattava tehostetusti.
Eivätkö tehostetun seurannan käytännöt ole vielä tuttuja? Käy lukemassa täältä, mistä tehostetussa seurannassa on kyse.
Miten tosiasiallinen edunsaaja tunnistetaan käytännössä?
Edunsaajien selvittäminen vaatii toisinaan salapoliisin otteita. Aloita kysymällä tietoja suoraan asiakkaalta. Voit myös hakea tietoja PRH:n edunsaajarekisteristä.
PRH:n haku on maksullinen ja saatavilla vain sellaisille tahoille, joilla on rahanpesulain mukainen käyttötarkoitus tiedoille. Jos yrityksesi on ilmoitusvelvollinen, sinulla on pätevä syy hakea tietoja. Mutta muut yritykset eivät voi hakea edunsaajatietoja PRH:n kautta.
Jos asiakkaalta saadut tiedot eivät täsmää rekisteritietoihin, sinun on pyydettävä selvitys.
Ulkomaiset omistajat tai monimutkaiset konsernirakenteet voivat tehdä tilanteesta kimurantimman. Haastavimmissa tapauksissa joudutaan tekemään lisäselvityksiä tai pyytämään asiakasyritykseltä dokumentaatiota.
Edunsaajien selvittämisen vaivalloisuus ei kuitenkaan ole syy jättää työtä tekemättä – tarvittavat tiedot on kerättävä kokoon.
KYC-työkalu nuuskii edunsaajatiedot puolestasi
Käsipelillä tehtävä tietojen kerääminen on työlästä, kun kycitettäviä asiakkaita on isompi määrä. Silloin avuksi tulee automaatio, joka sujuvoittaa edunsaajien selvittämistä ja koko KYC-prosessia.
Netvisor KYC hakee eri tietoja, kuten edunsaajat, julkisista rekistereistä. Voit tehdä rekisterihaun massana kerralla useammalle asiakkaalle vain yhdellä klikkauksella.
Hakujen avulla saat esitäytettyä tietopyyntölomakkeet, jolloin asiakkaasi pääsee tarkistamaan ja täydentämään tietoja helposti. Lopuksi hän tunnistautuu sähköisesti, ja sinä voit kycittää asiakkaan loppuun asti tehokkaasti ja turvallisesti.
Netvisor KYC on markkinoiden kattavin KYC-palvelu. Meidän tavoitteemme on tehdä rahanpesulain noudattamisesta helppoa ja nopeaa - sinulle ja asiakkaallesi.
