Vastuullinen tilitoimisto tuntee asiakkaansa
Yhteiskuntavastuun merkitys yritysmaailmassa kasvaa. Yksi tapa, jolla yritykset voivat osoittaa vastuullisuutta on huolehtia siitä, että niiden toiminta ei tue rahanpesua tai terrorismin rahoitusta. Tämä voidaan tehdä KYC-prosessin avulla. KYC-lyhenne tulee sanoista Know Your Customer eli “tunne asiakkaasi”.
KYC-prosessi on tärkeä osa rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa. Se tarkoittaa sitä, että yritys kerää tietoja asiakkaistaan ja arvioi riskin, joka liittyy heidän liiketoimiinsa.
Prosessi on tärkeä myös yhteiskuntavastuun näkökulmasta, koska se auttaa yrityksiä varmistamaan, että heidän oma toimintansa ei tue laitonta toimintaa. Tilitoimistoille tämä on lakisääteinen tehtävä, sillä tilitoimisto kuuluu rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukaisiin ilmoitusvelvollisiin.
Yhteiskuntavastuullinen yritys pitää KYC-prosessin mintissä
Yrityksen on oltava tarkkana KYC-prosessissa ja varmistettava, että se kerää riittävät tiedot asiakkaistaan ja että kerätyt tiedot ovat oikein. Näihin tietoihin voi kuulua asiakkaan tai sen edustajan nimi, henkilötunnus ja osoite.
Yrityksestä on oltava tiedossa mm. täydellinen nimi, rekisterinumero ja rekisteröimispäivä, toimiala, liiketoiminnan laatu ja laajuus sekä tieto varojen alkuperästä. Lisäksi tarvittaessa on oltava tiedot yhtiöjärjestyksestä ja hallituksen jäsenistä. Jos asiakas osoittautuu olevan tavanomaista riskisempi, on tietoja hankittava laajemmin ja enemmän.
Yhdelläkään tilitoimistolla ei ole varaa epärehellisiin asiakkaisiin. Sinun täytyy tuntea asiakkaasi ja seurata asiakassuhdetta koko sen keston ajan.
Toimiva KYC-prosessi on yksi osa yritysten yhteiskuntavastuuta. Tämä voi tapahtua esimerkiksi keräämällä tietoja asiakkaiden liiketoiminnasta ja varmistamalla, että ne noudattavat ympäristöön ja ihmisoikeuksiin liittyviä standardeja. Tämä auttaa yrityksiä tekemään yhteiskuntavastuullisia päätöksiä ja tukemaan kestävää kehitystä.
Lisäksi yritykset voivat käyttää KYC-prosessia asiakkaidensa yksityisyyden suojaamiseksi. Yritysten on varmistettava, että ne noudattavat tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjä ja että ne suojaavat asiakkaidensa henkilötiedor. Tämä auttaa luomaan luottamusta asiakkaiden ja yrityksen välille.
Riskien arviointi keskeisessä roolissa
Lisäksi yritysten on arvioitava riskiä liiketoiminnan laadun perusteella. Jos riski on liian suuri, yrityksen on harkittava, voivatko ne hyväksyä kyseisen asiakkaan. Tähän yrityksellä on tärkeää olla sisäisesti sovitut toimintaohjeet ja prosessi, jonka mukaan edetään.
Yhdelläkään tilitoimistolla ei ole varaa epärehellisiin asiakkaisiin. Sinun täytyy tuntea asiakkaasi ja seurata asiakassuhdetta koko sen keston ajan. Seurannan täytyy olla riittävän laaja, jotta voit havaita poikkeavat liiketoimet.
Jos huomaat jotain poikkeavaa, tulee sinun selvittää epätavanomaisen liiketoimen perusteita ja tarkoitusta. Tarvittaessa myös liiketoimeen liittyvien varojen alkuperä on selvitettävä.
KYC-prosessi on tärkeä osa yritysten yhteiskuntavastuullista toimintaa.
Jos asiakkaan toiminta vaikuttaa epäilyttävältä vielä selvityksen jälkeenkin, täytyy siitä ilmoittaa heti rahanpesun selvittelykeskukselle. Ilmoituksen voi tehdä matalalla kynnyksellä. Sinun ei tarvitse arvioida, onko kyse rikoksesta. Ilmoituksen tekemisestä ei saa kertoa asiakkaalle. Ilmoitusta varten hankitut selvitykset tulee säilyttää viiden vuoden ajan ja erillään muista asiakasdokumenteista.
Yhteenvetona voidaan todeta, että KYC-prosessi on tärkeä osa yritysten yhteiskuntavastuullista toimintaa. Se auttaa yrityksiä varmistamaan, että ne eivät tue laitonta toimintaa ja auttaa tukemaan kestävää kehitystä.
Kycitä kätevämmin Netvisor KYCillä
Asiakkaan ja hänen liiketoimintansa taustojen lainmukainen selvittäminen ja tunnistaminen vievät paljon aikaa. Tilitoimistolle, jolla on paljon asiakkaita tarvittavien tarkastusten tekeminen manuaalisesti ja riittävällä lainmukaisella tasolla on käytännössä mahdotonta. Ei ole olemassa vain yhtä rekisteriä, josta asiat voisi nopeasti tarkistaa, vaan tietoa on etsittävä useista eri paikoista.
Onneksi tähän on kuitenkin olemassa fiksu tapa, joka säästää sekä tilitoimiston että asiakkaan aikaa. Netvisor KYCin avulla saat kerättyä tarvitsemasi tunnistustiedot nopeasti ja säilytettyä ne GDPR:n mukaisesti turvassa.
Netvisor KYCin ansiosta manuaalista tietojen käsittelyä ei tarvita, vaan kaikki hoituu mahdollisimman automaattisesti. Esimerkiksi uuden asiakkaan KYC-prosessi vie työaikaa keskimäärin vain 5 minuuttia.
Tilitoimistolle, jolla on paljon asiakkaita, tarvittavien tarkastusten tekeminen manuaalisesti ja riittävällä lainmukaisella tasolla on käytännössä mahdotonta.
Yksi Netvisor KYCin keskeisin etu on, että sen avulla rahanpesulain velvoitteiden noudattaminen on helppoa. Palvelun toimintamallia noudattamalla voit olla varma, että toimit lainmukaisesti ja voit nukkua yösi rauhassa.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
