Vakuutusmeklari Risk Link ei jätä riskien kartoittamista muistin varaan

“Olemme alusta asti panostaneet siihen, että meillä on standardoidut prosessit aivan kaikkeen, jotta toiminta ei ole yksilön- tai sattumanvaraista”, kertoo vakuutusmeklari Annika Laamanen Risk Link Oy:stä. Huolellinen asiakkaan tunteminen on heille kilpailuvaltti.

Risk Link Oy on erikoistunut räätälöityyn yritysvakuutusten hoitoon. Asiakkaiden taustoihin perehtyminen on heidän erikoisosaamistaan, sillä vain sen avulla meklari pystyy räätälöimään vakuutusturvan kokonaisuuden juuri oikean mittaiseksi ja kustannustehokkaaksi. 

Kuulumisten vaihto ja liiketoiminnan muutosten syvällinen tunteminen vaatii läsnäoloa ja aikaa. Siksi teknisempään tietojen tarkistamiseen tarvitaan tehokkaat keinot.

Painavat syyt sähköisen KYC-palvelun käyttöönottoon

Yritystoimintansa alkaessa Risk Link keräsi tuntemistietoja riveiksi excel-taulukoihin. Kun asiakkaiden määrä kasvoi, prosessiin kaivattiin tehokkaampaa otetta. Netvisor KYCin tarjous sähköisestä työkalusta osui ja upposi useista syistä:

“Laki vaatii, että KYC-tiedot pidetään erillään asiakasrekisteristä. Nyt saimme ne selkeästi yhteen paikkaan”,  Laamanen aloittaa.

“Lisäksi meidän liiketoimintaamme kuuluu, että välitämme asiakkaan tuntemistietoja vakuutusyhtiöille silloin, kun vakuutuksia ollaan siirtämässä vakuutusyhtiöstä toiseen. Kun minun tarvitsee koota data eteenpäin lähetettäväksi, löydän tarvitsemani tiedot helposti.”

Vuoden 2023 lakimuutos laittoi ilmoitusvelvolliset vertaamaan päivittyviä pakotelistoja säännöllisesti asiakkaiden tietoihin.

“Pakotelistojen tarkistus olisi käsityönä mahdoton tehtävä. Listauksia on niin monenlaisia. Nyt saisimme hälytyksen automaattisesti, jos asiakkaamme löytyisi listalta.”

Laamanen odottaa mielenkiinnolla myös tulevia integraatioita, joiden avulla tiedot saadaan soveltuvin osin liikkumaan esimerkiksi KYC-palvelun ja taloushallinto-ohjelmiston välillä.

Enemmän automaatiota, vähemmän muistettavaa

Jokainen tietopyyntöjä lähettänyt tietää, että toisinaan vastaukset viipyvät. Tänä päivänäkin Risk Link joutuu välillä muistuttelemaan asiakkaitaan, tai sitten  omistus-, edunsaaja- ja PEP- ja muut tiedot päivitetään asiakaspalaverin yhteydessä.

Vakuutusmeklarin muistikuorma sen sijaan on keventynyt:

Saan järjestelmästä viikoittain sähköpostiini koosteen siitä, mitä on työlistalla ja mitä uutta asiakkaiden tiedoissa on tapahtunut. Ainakin minua tuo ominaisuus helpottaa todella paljon. Muutenkin juuri hälytykset ja ilmoitukset ovat olleet positiivisin yllätys ohjelmiston käytössä, ja osaan jo odottaakin niitä. Ne ovat oikeasti hyvä arkipäivän apu.

Tukea riskien arviointiin

Muuttuva lainsäädäntö vaatii finanssialan pk-yritykseltä valppautta. Vakuutusmeklarien työssä on omat ominaispiirteensä. Toimialan valmiit ohjeet rahanpesun riskien tunnistamisesta on suunnattu usein suurille vakuutusyhtiöille.

“Valmiita tärppejä riskiarviointiin ei oikein ole, joten terrorismin ja rahanpesun uhkakuvien tunnistamiseen saa käyttää mielikuvitustaan”, Laamanen naurahtaa. 

Netvisor KYCin riskiluokitusta tukevat ominaisuudet ovat antaneet ajattelemisen aihetta:

“Tietopyynnön yhteydessä järjestelmä esimerkiksi liputtaa heti tietyt, riskialttiiksi luokitellut toimialat. Näillä yrityksillä KYC-tietojen tarkistusväli tulee siten olemaan tiheämpi kuin muilla. Itselleni samat toimialat saattavat olla työn puolesta niin tuttuja, etten olisi muuten tullut ajatelleeksi niiden kuuluvan tarkemmin seurattavien joukkoon.”

“Paljon entistä selkeämpi työnkulku”

Netvisor KYCin myötä tuntemistietojen keräämisestä tuli yksi niistä tehokkaista sisäisistä prosesseista, joita Risk Link haluaa vaalia ja kehittää.

Myyjä avaa alustavan asiakkuuden järjestelmään ja lähettää tietopyynnön. Sen jälkeen vakuutusmeklari käy läpi taustat ja varmistaa, ettei automaattinen pakotelistatarkistus antanut osumia. Sen jälkeen sopimussuhteen voi solmia turvallisin mielin. Viikottaiset yhteenvedot antavat ajantasaisen kuvan asiakaskunnan tilanteesta, kuten tietopyyntöjen päivityksistä, ja hälytykset vihjaavat mahdollisista epäselvyyksistä. 

“Työnkulku on paljon entistä selkeämpi. Ei enää tarvitse yllättäen havahtua siihen, että ai niin, tuokin asia pitäisi käydä läpi”, Laamanen summaa.

Katso, miten asiakastietojen kerääminen hoituu sähköisellä KYC-palvelulla: