Netvisor KYC helpottaa Tasemyllyn asiakastietojen keräämistä vaivattomasti ja luotettavasti

Tasemylly on Klaukkalassa sijaitseva pieni tilitoimisto, jossa työskentelee kahdeksan kirjanpitäjää. He käyttävät Netvisor KYC -ohjelmistoa, joka helpottaa rahanpesulain mukaisen asiakastuntemisvelvoitteen täyttämistä. Pitkän yhteistyön myötä Netvisor KYC on vakiintunut tärkeäksi työkaluksi Tasemyllyn asiakastietojen keräämisessä ja hallinnassa.

Netvisor KYC -ohjelma antaa asiakkaiden itse syöttää henkilötietonsa ja tunnistautua järjestelmään. Tämä poistaa tarpeen manuaaliselle tiedonkeruulle yritykseltä ja varmistaa, että tiedot siirtyvät turvallisesti suoraan asiakkailta ohjelmaan, mikä takaa niiden luotettavuuden ja prosessin sujuvuuden.

Asiakas täydentää itse omat edunsaajatietonsa, mukaan lukien tosiasialliset edunsaajat. Järjestelmä käy automaattisesti läpi julkiset rekisterit ja tunnistaa mahdolliset PEP-henkilöt, jotka ohjelmisto merkitsee punaisella varoituksella, jolloin tiedot käsitellään erikseen.

Katja Huttunen, Tasemylly Oy:n toimitusjohtaja, kertoo, että Tasemylly on käyttänyt Netvisor KYCiä noin vuoden verran. Hän mainitsee, että Tasemyllyllä ei ole ollut aiemmin käytössä minkäänlaista ohjelmaa asiakkaidensa tunnistamiseen.

–  Vaikka tunsimme monet asiakkaamme, se ei enää riittänyt. Asiakaskuntamme on kasvanut viime vuosina niin paljon, ettei kukaan voi tuntea kaikkia asiakkaita. Tässä tilanteessa ohjelma oli ehdottomasti hyvä ratkaisu, Huttunen toteaa. 

Tarpeenmukainen ratkaisu kycittämiseen

Huttusen mukaan Netvisor KYC otettiin käyttöön ilman kilpailutusta, koska se vastasi hyvin yrityksen tarpeita juuri tuolloin. Ohjelmisto tarjottiin sopivaan hintaan, ja aloitustarjous oli houkutteleva. Valintaan vaikutti myös se, että Netvisorin taloushallinto-ohjelmisto oli jo laajalti käytössä Tasemyllyn asiakkaiden kirjanpidossa.

–  Otimme Netvisor KYC -järjestelmän käyttöön, koska asiakkaiden tosiasiallisten edunsaajien selvittäminen manuaalisesti on käytännössä mahdotonta. Kukaan ei pysty soittelemaan jokaiselle asiakkaalle ja kyselemään näitä tietoja, Huttunen painottaa.

Hän lisää:

Ilman tällaista tehokasta järjestelmää kuluisi valtavasti aikaa. KYC-järjestelmä tehostaa prosessia merkittävästi, koska manuaalista työtä ei tarvitse tehdä.

Asiakastietojen hallinta ja riskien arviointi sujuvasti

Netvisor KYC on osoittautunut erittäin käteväksi apuvälineeksi asiakkaiden hallinnassa.

Huttunen kertoo, että mikäli asiakas päättää lopettaa tai hänen asiakkuutensa vanhenee, hänet voidaan helposti passivoida järjestelmässä. Uuden asiakkaan kohdalla prosessi alkaa luomalla kandidaattiprofiili, jolle haetaan perustiedot rekistereistä. Näin asiakkaan ei tarvitse täyttää kaikkia tietoja itse.

–  Olemme ottaneet KYC-prosessin käyttöön kaikilla kirjanpitäjillämme, koska he tuntevat asiakkaidensa kirjanpidon, tositteiden sisällön ja liiketoiminnan parhaiten. Näiden tietojen pohjalta he pystyvät arvioimaan sekä asiakkaiden antamia vastauksia että heidän liiketoimintaansa kokonaisuutena. Tämän perusteella he voivat määritellä, onko asiakas riskialtis vai vähemmän riskialtis. Olemme luoneet sisäiset kriteerit, joiden avulla nämä arviot tehdään.

Netvisor KYCin helppous ja luotettavuus vakuuttavat

Huttusen mukaan yhteistyö Netvisor KYCin kanssa on sujunut erinomaisesti, erityisesti asiakastietojen vaivattoman siirron ja ohjelmiston helppokäyttöisyyden ansiosta. Netvisor KYC tarjoaa selkeät alkuohjeet ja siirtää asiakkaiden tiedot suoraan järjestelmään, jolloin niitä ei tarvinnut lisätä manuaalisesti.

–  Käytän itse henkilökohtaisesti heidän chattia tai tukisähköpostia. Yleensä chatti toimii todella nopeasti, Huttunen kuvailee.

– Kivi putosi sydämeltä, kun tietää, että KYC-prosessi on olemassa ja kunnossa. Kyllä voin suositella Netvisor KYC -palvelua muille. Se on todella käyttäjäystävällinen, selkeä ja nopeasti opeteltavissa. Järjestelmä hakee suoraan rekistereistä perustiedot ja lähettää selkeitä tietopyyntöjä, Huttunen vakuuttaa.

Netvisor KYC on markkinoiden kattavin KYC-palvelu. Meidän tavoitteemme on tehdä rahanpesulain noudattamisesta helppoa ja nopeaa - sinulle ja asiakkaallesi.